変化に気付ける、業務のやり直しを防ぐ、意思決定に役立つExcel(エクセル)グラフの活用法

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松井 元(まつい はじめ)

静岡県三島市の松井会計事務所に勤務する理系税理士。 文理両方のスキルの融合を考えており、このブログは以下を中心に更新している。
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Excel でグラフ(散布図)を描く方法について以下の記事で説明しました。

このグラフを上手く使えば、データ(測定項目)の変化に早く気付くことができ、また業務のやり直しを防ぐことができるようになります。意思決定にも役立ちます。

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1、グラフ(散布図)を描く際のポイント

今回使うグラフは散布図で、作成手順は以前の記事と全く同じです。

しかし、既にシートに並べられたデータをグラフにするのではなく「最初にデータが全くない状態でグラフを描いておき、そのグラフに後からデータをプロットしていく」というやり方になります。

以下のシートで、これからx、yのデータが埋められていく予定の範囲(E1~F15、1行目は見出し)を選択し散布図を描きます。

するとデータが全く無くてもExcelのグラフ機能は働き、横軸(x軸)、縦軸(y軸)だけのグラフが作成されます。

そして、シートに後からデータを入力していけば、あらかじめ作成したグラフ上にデータがプロットされていきます。

Excel で作成したグラフは、グラフの元となるデータが変化すればそれに合わせて変化するのです。

それを上手く活かすところが今回のポイントです。

やることは極めて簡単!「グラフ機能で散布図を描くだけ」ですが、たったそれだけでもその効果(変化に早く気付くことができること、業務のやり直しを防ぐこと、意思決定に役立つこと)は絶大です!

2、実験中にリアルタイムでデータの傾向を把握することで、要因分析がしやすくなる、業務のやり直しが無くなる

これはエンジニアのように測定機器を使って実験する人にお勧めなのですが、測定したデータを測定直後にExcelシートに入力し、グラフでデータの傾向を把握しながら実験を進めると良いです。

逆にまずデータの測定だけを先に行い、実験を終わらせた後にデータの整理をする(グラフを描く)という進め方はしない方が良いと思います。

ごく簡単な例で、電気回路に抵抗(一定)を付けて電圧を高くしていった場合に、その抵抗を流れる電流を測定するとします。

この場合測定項目は電流になります。

横軸(x軸)を電圧、縦軸(y軸)を電流として測定をはじめる前にあらかじめグラフを描いておきます。

電圧を高くしていき、その電圧に対する電流を測定の度にExcelシートに入力してグラフを確認しながら実験を続けます。

ここで大切なのが、どのような「結果」になるかあらかじめ「予測」を持った上で実験に取り組むということです。

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この例で言えば、抵抗(一定)に電圧をかけて高くしていった場合の電流の測定なので、電圧と電流は比例することがあらかじめ予測されます。

※理系の知識が絡んだややマニアックな話ですみません。

さて、測定を続けていったらある電圧の時に、データの傾向が予測(電流は電圧に比例する)から逸脱したとします。

このような測定結果が出てきた場合、原因をはっきりさせなければなりません。

・単なる測定ミスで再度測定したら正しい結果がでるのか?
・電圧計、電流計の故障か?
・抵抗の値が変わってしまったのか?
・新たに発見された現象なのか?

できる限り、実験を行っている最中に原因をはっきりさせて自分が納得できるデータを測定できた方が良いこと間違いありません。

しかし、もしグラフで傾向を確認していなかったらこの事実にさえ気付けないかもしれません。数値だけを見てもデータの傾向の変化は見つけづらいものです↓

数値を見るだけでは気付けないことでも、グラフで「見える化」することにより気付けることはよくあります。

また、もし仮に、何も考えずにまず測定だけを先に行い実験が終わってからグラフを描くという流れで進めると、傾向が逸脱していた(予測と異なった)場合に原因の分析が難しくなります。

後からだと測定した時の状況など思い出しにくいことも多いです。

また、再度測定したくなっても実験装置を片付けてしまっていたら、また装置を組み直すところからはじめなければならず非常に手間がかかります。

これが無駄な業務のやり直しということです。

良い実験の進め方
・測定したデータを測定直後にグラフにプロットし、傾向の変化を確認しながら実験を進める

悪い実験の進め方
・まずデータだけを測定して実験を終わらせた後に、データをグラフにプロットする

要はグラフを描きリアルタイムでデータの傾向を確認しながら実験を進めることで、「考えながら」実験ができるということなのです。

傾向の逸脱(予測と異なる)の原因は、実験をしている最中にリアルタイムで考えるのがベストなのです。

3、継続的にデータの傾向を確認することで変化に気付き、要因分析ができ、意思決定に役立つ

リアルタイムでデータの傾向を確認することは、会計データにも使えます。

例えば
・毎日の売上
・毎日の商品別売上数
・毎月の光熱費

これらをグラフで「見える化」してデータの傾向を把握すれば、異常に気付くことができます。

「毎日の売上」で極端に低い(予測から逸脱)日があったら、原因を考えなければなりません。対策できるのであれば対策しなければなりません。

「毎月の光熱費」で極端に高い(予測から逸脱)月があったら、やはり原因を考えて対策しなければなりません。

先に説明した実験の場合と同じく、どのような「結果」になるかあらかじめ「予測」が必要です。

予測と実際の結果の逸脱をExcelのグラフでデータをリアルタイムで確認することにより気付けるということです。

会計データでの気付きは日々の業務の改善すなわち、経営の意思決定に繋がります。

4、まとめ

何かのデータの測定を行うときは

・これから測定するデータの結果をあらかじめ予測しておく
・あらかじめExcelでグラフを描いておき、測定したデータの傾向をリアルタイムで確認する

こうすることで、予測と実際の結果のずれに気づくことができ、原因の分析に繋がります。

Excelのグラフは、考えるためのきっかけとなり、また考えるための道具となり得ます。

上手に使いこなし、心強い味方にしましょう!

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