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Excel(エクセル)現金出納帳 印刷・PDF化したときの見栄えを良くする

 ブログを読んで頂いている方を対象にオフ会を開催させて頂きます!!
 第2回【ブログオフ会 in 静岡市】2020年1月18日(土)

アイキャッチ画像は、コメダ珈琲の期間限定メニュー ミニチョコノワールです(^^)

さて、Excel で現金出納帳を簡単に作る方法について、こちらの記事↓で紹介しました。

今日は、現金出納帳 印刷・PDF化したときの見栄えを良くする方法を紹介します。

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1、Excel(エクセル)現金出納帳 印刷・PDF化したときの見栄えを良くする方法

こんな感じ↓の現金出納帳ができあがっておりました。

金額についてはD列に収入金額、E列に支払金額を入力し、F列に計算された差引残高が表示されます。

上の記事の最後でも書いたように、この現金出納帳は見栄え上よくないところがあります。

それはF列です。D列(収入金額)、E列(支払金額)へ入力がされていない場合でもF列に差引残高が表示されてしまうので、これを表示させたくない人もいると思います。

今日は、 D列(収入金額)、E列(支払金額)両方とも入力がない場合にF列の差引残高を非表示にする方法について説明します。

ポイントは余白を上手に使う!ということです。
具体的に言えば印刷、PDF化したときに表示させないセルを上手に使ってF列の差引残高を非表示にすることができます。

上のシートでは、F列に数式が入っており例えばセル「F3」であれば「=F2+D3-E3」と入力されています。
このF列の数式を全部消し、代わりにI列に差引残高を計算する数式を入れます。

まず「校閲」→「シート保護の解除」を選択して全てのセルを編集できる状態にします。

セル「I2」は 「=F2」として期首残高とし、セル「I3」は「=I2+D3-E3 」と入力します。

I4~I500にも同じ計算式をコピーします。
このようにして、これまでF列で計算していた差引残高をI列に移します。

次にF列に入れる数式ですが、まずセル「F3」に「=IF(OR(D3>0,E3>0),I3,””)」と入力します。

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これは、セル「F3」を
・セル「D3」が0より大きいかもしくはセル「E3」が0より大きい場合、セル「I3」の値として
・それ以外の場合、””(空白)とする
という式になります。

これにより、セル「D3」、セル「E3」が両方空白(何も入力をしていない)の場合はセル「F3」は””(空白)となり何も表示されなくなります。
収入金額か支払金額のどちらかに0より大きい数値が入力されていないと、差引残高は表示されません。

F4~F500にも同じ計算式をコピーします。

この方法により、差引残高の計算自体はI列で行っておいて、F列は表示のみに使われることとなりました。

「表示」→「改プレビュー」で印刷範囲を確認するとI列までが印刷範囲になっておりますので、太線の上にカーソルを持っていき左にドラッグします。

太線をドラッグしてF列とG列の間まで移動させれば印刷範囲はF列までになるので、I列は印刷範囲外となります。

そして、この状態でPDF 化してみると↓のようになり差引残高は表示されていないことが確認できます。

「校閲」→「シート保護」でシートを再び保護すれば完了です。

以上、差引残高を非表示にして見栄えをよくする方法について説明しました。

【こちら↓ の記事も参考にして下さい】

この現金出納帳を Google ドライブにあるスプレッドシートに取り込んで共有して使う場合について、以下の記事に書きました↓

また、現金出納帳に新しく行を追加するマクロ(Excel VBA)についてこちらの記事に書きました↓

Excel VBA のユーザーフォームのオプションボタンで Excel 現金出納帳の勘定科目を選択して入力する方法について、以下の記事に書きました↓

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