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Excel(エクセル)現金出納帳を Google スプレッドシートに取り込んで共有して使う方法

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スプレッドシートは、Excel(エクセル)の Web版みたいなものです。

Google アカウントさえあれば、Google ドライブの中で無料で使うことができます。

Google ドライブへは Google のトップページからアクセスすることができます↓

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「新規」から「Google スプレッドシート」を選択します。

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するとこのような↓シートが開きます。

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パッと見 Excelとそっくりですよね。

このスプレッドシートですが、使い勝手も Excel と似ています。

さて、今日は Excel(エクセル)で作った現金出納帳をスプレッドシートに取り込んで共有して使う方法を紹介します。

Excel(エクセル)現金出納帳については、以下の記事で作り方を示しています。

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1、スプレッドシートに取り込む Excel 現金出納帳

取り込んだ Excel 現金出納帳がどのようなものかザッと書いておきます。

市販されている現金出納帳を Excel にしたようなもので、日にち、勘定科目、摘要、収入金額、支出金額を入力して使います。

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取引後の差引残高はF列に表示させます。

単純に足し算・引き算で計算しますが表示上の一工夫をしてあります。

まず、I列で前回の取引の差引残高(F列)と今回の収入金額(D列)、支出金額(E列)の加減算を行い、一旦ここ(I列)に表示させています。

セル「I3」であれば「=I2+D3-E3」のように入力。

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そして、収入金額(D列)・支出金額(E列)のいずれかが0より大きい場合にのみ F列にI列の計算結果を表示させます(そうしておかないとF列には下の行までずっと差引残高が表示されてしまう)。

セル「F3」であれば「=IF(OR(D3>0,E3>0),I3,””)」のように入力。

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この Excel 現金出納帳は、入力が必要な部分(青で塗りつぶしたセル)以外は「シートの保護」により編集できなくしてあります。

また、収入金額を入力するD列、支出金額を入力するE列は「データの入力規制」によって0より大きい整数以外は入力できなくしてあります。

2、スプレッドシートへのインポート

さて、Excel シートをスプレッドシートにインポートする方法を説明します。

新規のスプレッドシートを開いた状態で、「ファイル」の「インポート」を選択します。

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次の画面でアップロードを選択して、ここに先ほどのExcel現金出納帳のファイルをドラッグするか、またはファイル選択を行います。

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次に「スプレッドシートを置換する」を選択し「データをインポート」します。

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するとこのように↓ Excel シートの中身がスプレッドシートに取り込まれます。

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ファイルに名前を付けましょう。

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3、スプレッドシートの設定

Excel シート上で設定済のセルの色・羅線や数式は引き継いでくれています。

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数値を入力すると、ちゃんと3桁ごとにカンマ区切りになります。

これもExcel で設定したとおりです。

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ウインドウ枠の固定も引き継がれています。A列と3行目以下が固定されてスクロールしません。

以下については、リンク先にある個別のフォームよりお願い致します。-----------------------
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さて、一部スプレッドシート上でこの現金出納帳を使いやすくするために設定を行います。

シートの保護

入力が必要な青色のセル以外は編集できないようにしたいので保護(編集できなく)します。これについては、Excel での保護はが引き継がれていませんでした。

「データ」から「保護されているシートと範囲」を選択します。

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続いて右側に出てくる「シート/範囲を追加」を選択します。

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範囲選択のため▦を選択します。

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「シート」を選択します。シートは「sheet1」の1つしかないので、これでsheet1が選択されたことになります。

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「特定のセルを除く」にチェックを付けます。

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入力が必要な青色に塗りつぶしたセル「A3~E500」とセル「F2」を選択します。

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次に「権限を設定」を選択します。

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「この範囲を編集するときに警告を表示する」を選択します。

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これで、入力が必要なセル(青色)以外のセルを編集しようとすると警告が表示されるようになりました。

万が一数式が入ったセルに誤って何か入力しそうになっても警告が表示された時にキャンセルできます。

4、共有の設定

さて、このスプレッドシートの現金出納帳への入力を複数人で行う場合に備え、このシートを共有できるようにしておきます。

「ファイル」の「共有」を選択します。

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次に「詳細設定」を選択します。

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共有したい相手の「メールアドレス」を入力し、「通知」を押します。

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これで、アドレス先にこのシートの URL が届き、このシートにアクセスできるようになります。

次のようなメッセージが届くので、「スプレッドシートで開く」を選択します。

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これで、複数人でシートを編集できるようになりました。

スプレッドシートの良い点は、この共有機能を使えば複数人でシートを同時編集できて随時反映されていく点です。

この現金出納帳に入力する人が何人か離れた場所にいても、インターネット環境さえあれば常に同時に編集することが可能なのです。

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Excel の場合だともう少し共有が大変だし、制約もあります。

その点スプレッドシートが優れていると言えるでしょう。

5、まとめ

Excel(エクセル)現金出納帳をスプレッドシートに取り込んで共有して使う方法について説明しました。

スプレッドシートの優れている点は、ネット環境さえあればどこでもアクセスできて複数人で同時に編集できるところです。

経理担当者が何人かいて、それぞれ別々の場所から同時編集もできるので今回の現金出納帳でもそうですし、他にも共有して使いたいシートがあればスプレッドシートで作成すると良いかもしれません。

【こちら↓ の記事も参考にして下さい】

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