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大ざっぱな僕が会計事務所の仕事でミスを減らすためにやっていること

 ブログを読んで頂いている方を対象にオフ会を開催させて頂きます!!

 ◆8/10(土)オフ会 in 静岡市


会計事務所の仕事をし始めた頃は、ミスが多くて苦労しました。

私は元々大ざっぱで、あまり細かいことが気にならない性格です。

それに加え、前職は大きな流れを捉えることが大事な仕事で、あまり枝葉を重要視していませんでした。
(というか枝葉の部分は人任せでした。)

そういう状態で細かい仕事が多い会計事務所に入ったものですから大変でした。

よく「理系出身だから数字が得意でしょ?」って言われるんですけど、物理・数学での数字の使い方と、税務・会計での数字の使い方って全然違うんですよね。

今でもたまに詰まらないミスをすることはありますが、当初に比べたらだいぶ減りました。

いえ意識して減らしました。

さて、今日は大ざっぱな自分が会計事務所の仕事でミスを減らすためにやっていることをお話しさせて頂きます。

会計事務所のみでなく、他の事務職の方にとっても参考になる部分があればうれしく思います。

夕方

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1、ミスをなくす意識を持つ

ミスを記録する

これは間違いないことですが、ミスは意識しないと減りません。

とにかく細かいミスをしてしまっていたので、自分がどういうミスをするのか? 記録することにしました。

これは税理士試験の勉強でもやっていたことです。

税理士試験 ケアレスミス対策はきっちりやるべき、ケアレスミスの有無で合否が分かれることもある
税理士試験では、ケアレスミスに多くの受験生が悩まされます。 解けるはずの問題を取りこぼしてしまう。 なんとももったいない話ですよね。。 ハイレベルな競争試験では、一見些細なケアレスミスでも命取りになります。 きちんと...

詰まらないミスって、当たり前だけど本当に詰まらないし本質は分かってるからいいやって思ってしまっていましたけど、事務職はそれを無くさなきゃならない仕事なんですよね。

自分のミスの傾向をつかめれば、どう直せば良いか対策を立てることもできます。

見直す習慣を身に付ける

自分が入力したもの、手で書いたものなどを見直すようにしました。

もともと私、書類を見直す習慣がなかったんですよ。

前職はそれでも何とかなっていました。

だけど、事務仕事のクオリティって究極的にはミスをするかしないかってところに行き着くじゃないですか?

ですので、自分がやったことの見直しは必須です。

電卓は2度叩く

電卓を使って集計したりするときには、2度叩くようにしています。

2回同じ数字が出れば間違いないだろうという判断です。

1回だと間違いに気付けません。

チェックリストを作る

会計帳簿、税金計算の申告書、勘定科目内訳明細書などを作成する際にチェックするポイントをリスト化しています。

何をチェックするかあらかじめ決めておいた方が効率もいいと感じています。

それでもミスが起きたら、それも新たな項目としてリストに加えます。

2、IT を活用する

さて、もう一つ IT を活用するというのもミスを減らすためには有用な手段です。

従来型の事務所で、IT 化もそれほど進んでいませんでしたので、作業に ITを使うことでミスを防げることは結構ありました。

電卓を使う機会を減らす

電卓は数字の打ち間違えリスクが大きいし、集計も大変です。

ですので、電卓を使う機会を減らしています(無くなりはしませんが)。

Excel を使うのです。

電卓を使って計算して、紙の資料に結果をまとめるのと比べれば Excel を使った方がはるかに効率的だしミスの発生も防げます。

数字の2度入力を減らす

同じ数字を何回も違うところに入力(打ち込んだり書いたり)するからミスが起こる原因になるのです。

・そもそも入力自体をなくす
・入力が必要な場合でも回数は1回だけ

というのが理想でしょう。

Excel を使えば、入力の回数を減らすことが可能です。

記帳代行も多い従来型の会計事務所なのですが、

お客様が一度入力したデータを紙で出力したものを見ながら再度手入力。。。といったこともやっていたので、そこはデータをもらって活用するようにしました。

お客様、会計事務所トータルで見て、同じ入力を2度やる必要はありません。それこそミスの原因になります。

Excel の関数、さらにはExcel VBA(マクロ)を使えば、貰ったデータの加工できます。そして、加工後に事務所の会計ソフトに取り込めるので効率的でもあります。

また、お客様がネットバンキングに加入している場合にはデータを貰い、それを加工して会計ソフトに取り込むことで入力を無くせるのでミスもしなくなります。

お客様に新たにネットバンキングを使って頂く場合もあります。

また、作業を自動化するツールとして UWSC、RPA も使っています。

3、自分を追い込みすぎない

さて、ミスを減らすことは大事ですが、あまり自分を追い込みすぎないことも大事かと。

ミスがあると言っても、税金の計算結果に影響があるミスは絶対に良くありませんが、それ以外のちょっとした書き損じとかならば影響はありません。

ですので、何でもかんでも神経質になることはなく、意識の強弱も大事だと思います。

ミスがあっても税金の計算結果に影響がないときは、自分を責めすぎないようにしましょう。

4、まとめ

大ざっぱな自分が会計事務所の仕事でミスを減らすためにやっていることをお話しさせて頂きました。

ミスは意識すること、チェックリストを作ること、IT を活用することで減らすことはできます。

今ミスが多いと悩んでいる方は参考にしていただければ!

編集後記



昨日(5/26)はご依頼を受けていました、とある雑誌の執筆の原稿を提出しました。

今後、編集者の方とどのように調整していくことになるか楽しみです!

夜は Youtube の収録を1件。コツコツとコンテンツ積み上げていくほかありません。