プログラミングとは何か? 経理職・会計事務所の業務でどう役に立つのか? マクロ(Excel VBA)

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プログラミングという言葉は、誰でも聞いたことがあると思います。

ウィキペディアで見ると、まず、コンピュータープログラムとは「コンピュータに対する命令(処理)を記述したもの」とされています。

そして、プログラミングとは「コンピュータプログラムを作成することにより、人間の意図した処理を行うようにコンピュータに指示を与える行為」とされています。

日常生活で触れるものの中でも、プログラミングによって動作するものはたくさんあります。

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1、プログラミングはどこで使われている?

プログラミングは、世の中のあらゆるところで使われています。

ロボット、自動車、電車、スマホ、テレビゲーム、、、、、など動作させるために、プログラミングは不可欠です。

ロボット

例えば
ロボットは、ハード(ボディ)があるだけではただの置き物と変わりません。

どういう場合にどう動くのか、人間の意図をプログラミングによって組み込むことによってはじめてロボットたり得ます。
(中には、からくり人形のように機械仕掛けだけで動くものもありますが。)

プログラミングによって、頭脳を与えられるようなイメージです。

ドラえもんだって、人間が作ったロボットでありプログラミングされているはずです。

自動車

自動車も、プログラミング無しには動きません。
(動いても原始的な動きしかできません。)

・アクセルをどれだけ踏み込んだら、エンジンにどれだけ燃料を送り込んでどれだけ加速する
・エアコンの温度を下げたら、より冷たい空気を社室内に送り込むように調整する

こういったことは、全てプログラミングによって行われます。

テレビゲーム

テレビゲームもそうです。

例えば、ドラクエをやってる場合に

・フィールド上で、方向キーを押したらパーティーがその方向に動く
・戦闘シーンで火炎系の呪文(メラ)を唱えたら、画面に炎が出て敵にダメージを与える

これらも、プログラミングによって「こういう場合にこう動作する」というのを組み込まれた結果です。

テレビゲームの場合、プログラミングによってハードそのもの(ゲーム機)が動作するわけではなく、画面上の動きに反映されます。

人間の判断とプログラミングによる判断

例えば、人間と人型ロボットを比べてみると分かると思うのですが、人型ロボットはまだまだ人間に及ばない点がたくさんあると思います。
(これはプログラミングだけの話しではなく、人間と人型ロボットのハードの違いもあるのですが )

特に高度な判断を要するようなことでは、人間の方が優れているでしょう。
「相手の表情から気持ちを汲み取る、空気を読む」などは、まだまだプログラミングによってロボットに判断させるのには敷居が高いと思います。

一方で、決められた動作を繰り返すことは、プログラミングによってロボットに行わせる方がはるかに優れていると言えるでしょう。
例えば、博物館などで「毎回、同じ説明を正しく行う」などの行為です。

「人間よりも勝っている部分を上手に活かして、人間の営みを補完する」というのが、「プログラミングによって動くもの」すべての役割だと思います。

2、経理職・会計事務所の業務で Excel VBA を使えて損は無い

さて、世の中でどのようにプログラミングが使われているか書きましたが、このプログラミングは経理職・会計事務所の業務でも役に立ちます。

経理職・会計事務所で、Excel や Access を使う人はいると思います。

これらの Microsoft 製品には、マクロという機能が付いています。

マクロというのは、複雑な処理を自動化させる機能のことを言います。

そして、このマクロ機能を作り上げるプログラミング言語を VBA(Visual Basic for Applications)と言います。

このVBA を覚えてマクロを上手に使えば、例えば Excel で時間をかけてやっていたルーチン作業を一瞬で終わらせることもできるようになります。

VBAは万能とまでは言えませんが、使えるようになって絶対に損は無いです。

3、ルーチン業務の高速化

私は、会計事務所に転職してからマクロ(Excel VBA)を使い出しましたが、プログラミングをして正しく動作するかの確認がすべて PC の中で済むことがありがたいと感じました。

自動車やロボットなどは、プログラミングした結果、意図した動きをするか否かはハードを確認しなければ分かりません。
また、ハードとソフト(プログラミング)を繋ぐために ECU やマイコンといった電子機器も必要になってきます。

テレビゲームのプログラミングも同じですが、プログラミング行為とその結果すべてが PC の中で片付くというのは、手間もお金もかからず大変ありがたいことだと思います。

さて、このマクロを使うことによって、経理業務でどのような場面で助かるか書きたいと思います。



Excel で作った現金出納帳のデータをマクロで並び替えて会計ソフトにインポートする

現金出納帳は Excel でも作ることができます。

現金の入出金は、最初から会計ソフトに入力して把握すれば全然問題ないです。

ただ、現金出納帳の方が見やすいという人もいると思うので、そのような場合には Excel で作った現金出納帳に日々のデータ入力を行い、月末に一か月分まとめて現金出納帳のデータを会計ソフトに取り込むということも考えられます。

Excel で作った現金出納帳のファイルの中に VBA で

「会計ソフトに取り込める形にデータを並び替えて、CSV ファイルを作るプログラム」

を組み込んでおけば、ボタン一つでデータを並び替えて CSV ファイルを作成できるようになります。

このデータの並び替えを、一つ一つ手作業でやったら膨大な時間がかかります。。
それするくらいなら、最初から会計ソフトに現金の入出金を入力した方が良いです。

一度現金出納帳にデータ入力したら、それを上手く活かすためにマクロ(Excel VBA)を使うという考え方です。

弥生会計の仕訳データをエクスポートしたものをマクロで並び替えて JDL の IBEX 出納帳にインポートする

ある会計ソフトのデータを他の会計ソフトに移したい場合があるかと思います。

顧問先では弥生会計を使っており、会計事務所では JDL を使っている場合などです。

例えば、弥生会計のデータを JDL の IBEX 出納帳に移したい場合、まず弥生会計から CSV ファイルをエクスポートとして

「その CSV ファイルの中身を IBEX 出納帳に取り込める形に並び替える」必要があります。

この並び替えの作業をマクロを使ってボタン一つで行うようにできます。

会計ソフトからエクスポートした月々の試算表のデータをマクロを使って分析を行う

会計ソフトから、月々の試算表の形で CSVファイルをエクスポートして、マクロを使ってそのデータを元に会計分析を行い Excel に出力することもできます。

会計分析の指標(流動比率、原価率、手元流動性、、、、、、)を試算表データを元に、マクロで計算するということです。

会計ソフトの中にも会計分析の機能はありますが、決まった形でしか表示できません。

マクロを使って Excel に出力するようにすれば自分の好みにカスタマイズすることができます。

Excel で作った給与明細をマクロで仕訳の形に変換し会計ソフトにインポートする

Excel で給与明細を作っている場合、その給与明細を元に仕訳にして会計ソフトに入力するということを行うと思います。

勘定科目で、給与、交通費、預り金、現金預金など人数分集計しなければなりません。
給与明細をプリントアウトする必要はなく、Excel 上で集計を行った上で

「会計ソフトに取り込めるように、仕訳の形に並び替えて CSV ファイルを作成する」

作業をマクロで行うことができます。

そして、その CSV ファイルを会計ソフトにインポートすれば手入力の手間も省けます

4、まとめ

以上、プログラミングとは何か? 経理職・会計事務所の業務でどう役に立つのか?について書きました。

経理業務のルーチン作業はできる限り短縮した方が良いと考えます。

VBA でのプログラミングを行うことにもある程度の時間はかかります。
しかし、一度しっかりしたプログラムを作ってしまえば、以後の複雑な作業はすべて自動的に行うことができるようになります。

作業ボリュームが大きいほど、マクロは力を発揮します。

上に書いたような事例と同様なものを、日頃の業務の中で手作業で行っている(マクロを使っていない)のであれば、それは改善の余地があり効率化するチャンスです。

まずは、身の回りの業務を見直してみることをお勧めします!

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