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会計事務所の仕事に慣れるためにやったこと


会計事務所に転職してしばらく、仕事に慣れるのが大変でした。
今でも試行錯誤しています。

「理系出身だから数字に強いでしょ!」とよく言われるのですが、、、、同じ数字を扱う仕事でも技術に使う場合とは使い方が違うんです。

今日は、自分がどのようにして会計事務所の仕事に慣れたか書きたいと思います。

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1、数字を見直す習慣を身に付ける

転職後最初の頃はとにかく数字を間違うことが多かったです。

写し間違え、入力ミス、合計額が合わない、、、など後で簡単に見つかるようなミスだらけでした(><)

※もちろんちゃんとチェックを受けるので間違いは分かった時点で訂正します。

元々自分が書いたもの、 PC 上で入力したものを見直す習慣が無かったのです。

エンジニア時代の仕事はどちらかと言えば、大まかな数字を把握することが大事で、細かい数字にこだわってはいられないタイプの仕事でした。

そこから会計事務所の仕事を始めると、それまでの習慣でざっくりと数字を扱う癖が抜けていなかったので、間違うわ間違うわ。。

ある時、気が付いたのです。

会計事務所の仕事は「細かい数字をきっちり合わせる」ことなんだと。今思えば当然なのですが。

それからは、数字を注意深く見直すようになりました。

ダブルチェック、トリプルチェックもするようにしました。

そうやって少しずつ間違いを減らして行きました。

2、ケアレスミスの内容を記録する

知らないことが原因で起こってしまった間違いを指摘されたら、次から同じ間違いをしなちように気をつけるだけです。

ただ、ケアレスミスはゼロにしたいものです。

これは税理士試験の勉強でもやっていたことですが、ケアレスミスの内容を記録しておき、たまにそれを見直すようにしました。

そうすることでケアレスミスしないように意識するようになり減らすことができます。

以下については、リンク先にある個別のフォームよりお願い致します。-----------------------
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まずは、自分がどういうケアレスミスをするのか? それを把握するために記録は有用です。

3、ミスの原因を減らす

ミスが起こってしまう原因を減らす努力もしました(今もなおしています)。

ミスが起こる原因で多いのが、同じ数値を違うところに2回以上入力することです。

・紙に書いた金額と同じ金額を会計ソフトに入力する
・PC 上で同じ金額を複数個所に手入力する

こういったこと↑はミスが起こる原因になります。

同じ入力を異なる場所にもう1回やらなければならないので、作業量も増えますし金額が正しいかチェックするのも疲れます。

まず、自分の仕事を中心になるべく紙を無くすようにしました。
(無くなってはいませんが。。)

従来手書きで作っていた表は Excel で作り、以後は使い回すようにしました。

Excel VBA、UWSC(マクロ)などを勉強して作業を自動化して入力の回数を減らすようにしました。

どうしても、PC上で同じ入力を2回やらなければならない場合は、手入力ではなくコピペ(Ctrl + C ⇒ Ctrl + V)しています。

ネットバンキングに加入されている顧問先であればデータを貰い、Excel VBA を用いて仕訳に変換し会計ソフトに取り込むことによって数字を合わせる労力は無くなり、金額を間違えるミスもなくせます。

他の会計ソフトのデータを事務所の会計ソフトに移動する際にも、Excel VBA でプログラミングすることにより自動化できます。
一度紙で出力して、それを見ながら会計ソフトに入力する必要はありません。

顧問先と会計事務所トータルで考えても、同じ入力を2回以上行う必要は無いのです。

4、まとめ

会計事務所での仕事は今思えば当然ですが、数字をきっちりと合わせなければなりません。

ミスは誰でもしうるので、チェックを慎重に行わなければなりませんし、またそもそもミスの発生原因を無くすことも大切です。

自分の業務でも、改善できる点はまだまだたくさんあると思います。

日々考えて行きたいです。

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