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多くの業種で使用されるソフト Excel(エクセル) の用途


エクセル(Excel)は、今や社会のほとんどの業種で使われるソフトと言えるでしょう。

私も学生時代からエクセルを使用していますが、会計事務所に勤務している現在も他のアプリケーションソフトと比べて圧倒的に使用頻度が高いです。

これまで、15年くらいはエクセルを使ってきましたが自分の経験上たくさんの用途がありました。

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1、工学部時代のエクセルの活用

当時は、IT化が始まったばかりでパソコンがやっとこ1人につき1台普及した時期でした。

大学1年の時から大学のパソコンルームでパソコンに触れる機会はありましたが、私が個人用に購入したのは大学3年生の時だったと思います。

工学部は3年生の時に実験の授業があり、その際に測定したデータを整理してグラフにすることが多かったのですが、私は手書きでデータ整理をして定規を使って方眼紙にグラフを描いていました。

同級生の中には、この時すでにエクセルを使っている人がいて「こんな頭のいいソフト使わな損やで~」って言われたのが最初にエクセルを知ったきっかけでした。

頭のいいソフト?? って聞いても、ピンと来なかったけどすぐにパソコンにインストールした記憶があります(当時はたしか、標準でインストールされてなかったです)。

そして工学部では大学4年生になったら研究室への配属があり、私は熱流体工学の研究室に配属されました。

そこで、プレゼンソフトのパワーポイント(Power Point)やグラフ作成ソフトのデルタグラフ(DeltaGraph)、数値解析ソフトのFortranなど様々なソフトに初めて触れることとなりました。

エクセルはというと、グラフを描く時にたまに使うくらいで基本的な関数を知っている程度でした。

もっとも、実験データを整理する際にCSV形式のデータをエクセルシート上に表示させることは多かったのでエクセルシートはほぼ毎日見ていました。

(この時にCSV形式のデータを数多く扱った経験は、後々すごく役に立つこととなりました。)

2、エンジニア時代のエクセルの活用

大学院を卒業後、メーカーにエンジニアとして就職しました。

カーエアコンのシステム設計・開発を行う部署と、コンプレッサの設計・開発を行う部署の2つの部署を経験しました。

その会社の技術系の職場では、エクセル、パワーポイントとメールソフト のノーツ(Notes)が、3種の神器と言っていいくらい多く使われていました。

パソコンの画面を見ると、皆だいたいその3つのどれかを開いていたように思います(笑)

エクセルの用途はというと、やはりデータ整理に使うことが最も多かったです。

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時系列で測定した1万行ぐらいのデータをグラフにして、傾向を把握したり上司に説明したりするために使ってました。

そして、そのグラフには圧力、温度、電流値など測定項目が多いときには30個くらいあったので、1つのエクセルファイルがとんでもない容量になることもありました(汗)。。

グラフの他には、セルを使って表を作り会議やプレゼン用の資料にすることも多かったです。

マクロ(VBA)の機能は、知ってはいたものの当時は自分でプログラミングをすることはありませんでした。

単調な繰り返しの業務は、それほどありませんでしたしマクロ(VBA)機能が必要な場合には、だいたい他の人が作ったファイルが存在したのでそれを貰って使ってました。

3、会計事務所に転職してからのエクセルの活用

会計事務所に転職後、会計ソフトは頻繁に使うものの、事務所内に保管する内部用の科目明細の資料などはみんな手書きで作成していることに衝撃を受けました。。

これまで、当たり前にパソコンを使っていたので。。

手書きはたまらん、、と思い自分はすぐにエクセルで資料作成するようになりました。表の作成が多いです。

また、会計事務所ではこれまでの経験と異なり、繰り返しの業務がすごく多いことに驚きました。

会計ソフトへのデータ入力や、源泉徴収税額表から源泉徴収税額を拾い出したりと。

一部の業務を除き、ほとんどの業務が繰り返しと言っても過言ではないかもしれません。

繰り返し業務を効率化させる方法と言えば、マクロ(VBA)です。

長年、重たかった腰を持ち上げマクロ(VBA)の習得に励みました。

仕事と税理士試験の勉強の合間に、不定期ではありますがコツコツと覚えていきました。

学生時代、エンジニア時代にFortran、C言語に触れていたためプログラミングの基礎はあったので、マクロ(VBA)もわりと早く理解することができました。

現在では、
・ネットバンキングのCSVデータの会計ソフトへの取込み(インポート)
・エクセルで作った振替伝票をCSVデータ化して、会計ソフトへ取込み(インポート)
・会計ソフトからCSV形式で仕訳データ を出力(エクスポート)し、消費税を自動計算
・保険料控除等申告書をエクセルで作成し、入力した内容をCSVデータ化し年末調整ソフトに取込み(インポート)

と日常的にマクロ(VBA)を使っています。

このように、私一人の経験だけから言ってもエクセルは非常に用途が幅広いソフトと言えます。

そして、私はこのエクセルに無限の可能性を感じているのでこの先もずっと使い続けると思います。

このブログでも、エクセルについて私が身に付けたことこれから身に着けようとしていることなど、徐々に紹介していきたいと思います。

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