Excel(エクセル) Shift キーと Ctrl キーを用いたデータ選択の方法

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松井 元(まつい はじめ)

静岡県三島市の松井会計事務所に勤務する理系税理士。 文理両方のスキルの融合を考えており、このブログは以下を中心に更新している。
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Excel(エクセル)でのデータの選択は、マウスを左クリックした状態でドラッグすることによってできます。

しかし、データの量が多い場合には、マウス操作だけでは手間がかかってしまう場合もあります。

今日は、Excel(エクセル)でのデータ選択の方法をいくつか紹介します。

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1、データ量が多い場合には、まず「ウインドウ枠の固定」をする

私の場合、シートを普通のサイズで表示した状態では全部のデータが表示しきれないくらいデータ量が多いときには、まずウインドウ枠の固定をします。

例えば、次のような年月ごとの売上などの表(テーブルで作成)があるとします。

下側が表示しきれていません(まぁ、縮小すれば表示できますが自分の見やすいサイズにしたいので、敢えてやりません)。

後々データの選択をやりやすくするためには、「ウインドウ枠の固定」は有効です。

上の表の場合セル「D8」を選択して、タブの「表示」から「ウインドウ枠の固定」を選択します。

すると、7行目以下とC列目以下が固定されて、シートを下方向や右方向にスクロールしても、この範囲が常に表示された状態になります。

画面を下方向にスクロールすれば、8行目以降のみがスクロールしていきます。

表の一番上の数値データ(7行目)を表示させつつ、一番下の行(42行目)も表示させることができます。

数値のデータが並んだ表の場合、数値の一番上の行(この場合 7行目)を固定表示できるようにウインドウ枠を固定するのがポイントです。

こうすることで後でデータ選択がやりやすくなります。

2、Ctrl キーを使って離れたセルを同時に選択、データの端まで選択を移動

さて、離れたセルのデータを同時に選択するためには、Ctrl キーを押しながらマウスでクリックすればできます。

例えば、セル「C7」と「F7」を両方選択したい場合、セル「C7」を選択した状態で、Ctrl キーを押しながらマウスでセル「F7」を選択すればできます。

また、「Ctrl + 方向キー」で選択するセルが表の一番端まで移動します。

例えば、セル「C6」を選択した状態で 「Ctrl + ↓」を押せば、表の一番下であるセル「C42」を選択した状態になります。

同様に、

・「Ctrl + →」の場合は、一番右側のセルまで選択が移動
・「Ctrl + ←」の場合は、一番左側のセルまで選択が移動
・「Ctrl + ↑」の場合は、一番上側のセルまで選択が移動

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ということになります。

端のデータを確認したい場合などに便利です。

3、Shift キーを使って連続選択

次にデータを連続して選択する場合について説明します。

先の表で、売上高のデータを1列まるまるセル「D7 〜 D42」まで選択したい場合、セル「D7」を選択した状態で Shift キーを押しながらセル「D42」を選択すれば同じ列の間のデータも全て選択できます。

表の全てのデータを選択したい場合、左上のセル「D7」を選択した状態で、Shift キーを押しながら右下のセル「K42」を選択すれば、囲われる範囲のデータを全て選択できます。

また、選択するセルを1つ1つ増やしていきたい場合

例えば、Shift キーを押しながら↓(方向キー)を押していけば、下方向にデータを1行1行連続して選択していくことができます。

また、「Shift + Ctrl + ↓」で選択したセルとそれより下側のその列のデータを全て選択できます。

同様に、

・「Shift + Ctrl + ↑」で選択したセルとそれより上側のその列のデータを全て選択できます。

・「Shift + Ctrl + →」で選択したセルとそれより右側のその行のデータを全て選択できます。

・「Shift + Ctrl + ←」で選択したセルとそれより左側のその行のデータを全て選択できます。

また、今回の表で例えば売上高に対する営業損益のグラフを描きたい場合など、離れた列のデータを選択しなければなりません(D列とN列)。

このような場合、まずD列のデータを選択します。

セル「D7」を選択した状態で、「Ctrl + Shift + ↓」を押します。

続いて、Ctrl キーを押しながらマウスでセル「H7」を選択し、その状態で Shift キーも組み合わせて、「Ctrl + Shift + ↓」を押します。

こうすることで、離れた列同士のデータをまとめて選択できるので、タブの「挿入」からグラフを描けます。

4、まとめ

データをまとめて選択して例えば

・数値をカンマ区切りにする
・文字の色を変える
・グラフを描く

など行いたいことがあります。

このような場合に、上記のような選択方法を覚えておくと便利で効率的ですので、ぜひ活用してみて下さい。

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