以前に Excel で振替伝票を作って使っていることを記事にしました。
今の時代会計ソフトが充実しているので、会計事務所内の仕事において振替伝票を完全に無くせればそれが一番良いことは間違いありません。
会計事務所で記帳が必要な場合にも、全ての顧問先で freee､MFクラウドなどのクラウド会計ソフトを導入できれば理想的ではありますがこれまでの習慣もあるため一気にそのようにはできません。
その理想と現実のギャップを少しでも埋めるために、数年前に作った仕組みが
「Excel で作成した振替伝票をワンクリックで会計ソフトに取り込む仕組み」
です。
1､振替伝票と会計ソフトを連動させた業務効率化の一例
振替伝票を作成しなければならない場合、従来は手書きで仕訳を書いてそれを見ながら会計ソフトに入力していました。
手書きで入力1回目、会計ソフトへの入力で入力2回目
と同じ仕訳を2回入力していることになります。
紙の振替伝票への手書きは面倒で時間もかかります。
また、手で書いた伝票を見ながら会計ソフトに入力するので、入力ミスが発生する可能性がありチェックしなければならないので神経を使います。
そこで、振替伝票を作りつつも入力を1回で済ませるために Excelの振替伝票を作成し、Excel VBA と UWSC を使って会計ソフトに自動入力できるようにしています。
左右にそれぞれ Excel 振替伝票、会計ソフト（JDL）を並べて振替伝票の仕訳をワンクリックで会計ソフトに取り込めるようになっています。
取込みの動画はこちらです↓ 画面録画しながらマクロを実行させているのでやや速度が遅くなっています。実際にはもって速く動作します。
このように取り込んだ振替伝票はプリントアウトすれば普通に紙での保管もできるようにしています。
なお、Excel VBA を合わせて使っている UWSC というのは Windows マクロを作るプログラミング言語のことです。
簡単に言えば Windows 上の画面操作を自動化できるツールです。
これらのツールを使って、面倒な手書きを無くし入力ミスのリスクを減らしています。
2､業務効率化はできるところからやっていく
冒頭にも書いた通り、振替伝票を書くことは理想的ではありません（自分にとっては）。
ただ、そうは言ってもなかなかすぐに理想通りになるかと言えばそうでもないわけで。。。
そういう状況の中で自分なりにアイデアを出して作った仕組みです。
このケースに限らず、日々の業務の中で改善できる点があれば､なるべく早く対応するようにしています。
Excel VBA ､UWSC というツールを使うのもそのためです。
これらを使うことができれば、面倒な業務を減らすアイデアをたくさん考えることができます。
例えば、これから始まる年末調整の際に作成する「保険料控除等申告書」も従来は手書きしたものを、税務ソフトに入力していました。
振替伝票と同じく、手書きの面倒と入力ミスの可能性があったわけです。
それを改善するために、Excel 版をネットからダウンロードしたものを自分で Exel VBA と UWSC を使ってアレンジしました。
Excel 上で入力したデータをワンクリックで税務ソフト（年末調整システム）に取り込めるようにしました。
これについてはこちらの記事↓に書きましたので参考にして下さい⇃
3､まとめ
なかなか100％自分の理想通りの仕組みはできませんが、それでも業務効率化できる余地はたくさんあります。
日々の業務を見直して、改善できる点は日々改善していきたいです。