いかに「2度入力の防止+ワンクリックで済ませること」ができるかが経理業務効率化の鍵

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松井 元(まつい はじめ)

静岡県三島市の松井会計事務所に勤務する理系税理士。 文理両方のスキルの融合を考えており、このブログは以下を中心に更新している。
●税金・会計に関すること
●IT(Excel、VBAなど)を使った業務効率化
●自分のこと(考え、私生活)

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経理の仕事では数値をあちこちに書かなければなりません。

できるだけ手間をかけずにやりたいものです。

経理業務を効率化するためには

・手書きをやめること
・同じ入力を何回も行わないこと

が欠かせません。

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1、まずは手書きをやめることを考える

経理業務のように大量の数値を扱う場合には手書きは減らした方が良いです。

資料を作るのにも PC で Excel を使えばだいたいのものは作れますし、使いまわすことができます。

手書きと Excel だと扱うデータが多いほど、Excel を使う効果は大きいです。

振替伝票や現金出納帳なども Excel で作ることはできます。

自分自身も完全にやり切れてはいませんが、まずは手書きをなるべく減らすことを考えると良いです。

2、PC 上の入力回数を減らすことを考える

様々な資料を PC で作るようになり、また会計ソフトも使うようになったら次は入力の回数を減らすことを考えましょう。

ポイントは同じ入力を何回も行わないことです。

こういったこと↓はなるべくやらないようにしましょう。

・Excel で作った現金出納帳を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに入力する
・Excel で作った売掛金の一覧表を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに入力する
・Excel で作った請求書を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに売掛金の仕訳を入力する
・会計ソフトで作った試算表を紙でプリントアウトして見ながら Excel に入力して分析表(原価率、利益率などの)を作る
・通帳を見ながら会計ソフトに入力する

同じ入力を2回行うことは時間のロスになります。

その2回入力の防止のためにはマクロ(Excel VBA)が使えるのです。

データの変換や並び替えはマクロの得意とするところです。

データの並び替えをマクロで行って、そのファイルをCSV 化して他のシステムに取り込むことができます。

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全ての税務・会計ソフト、IT機器に CSV 入出力機能を付けてほしいと願っています。

なぜかと言えば、 全てのシステムにCSV 入出力機能さえ使えれば、マクロ(Excel VBA)を使うことで大幅な作業時間の短縮に繋がるからです。

また、そもそもの前提として経理業務をクラウド会計ソフト(freee や MF クラウド)を前提に行うことも考えれます。



銀行のデータをダイレクトに連動して会計ソフトに入れ込むことができるだけでも利用価値はあります。

クラウド会計ソフトはデータ連動することをベースに考えて作られているので、経理業務に必要な資料も同じデータをベースとして作れるので、基本2度入力はありません。

3、ワンクリックで済ませる方法を考える

さて、2度入力の防止と同じことですが、面倒なことをワンクリックで済ませることを考えることも大切です。

同じ会社が作った市販のシステム同士であれば、少ない操作でシステム間のデータ移動を行うことが可能であることもあります。

しかし、データの移動を操作でやろうと思うと面倒なステップをいくつも踏まなければならないことも多いです。

例えば、先にも書いた CSV データのインポートなどがそうです。

Excel のデータを会計ソフトに取り込む場合であれば

①マクロ(Excel VBA)で Excel のデータを並び替えて CSV データ化
②会計ソフトのインポート機能で上記のCSV データを取り込み

この②の操作も何回も繰り返すとなると面倒なものです。

そういった操作を自動化するために UWSCというソフトでマクロを作ることもやっています。

Excel VBA と UWSC を組み合わせてたマクロを使うことで上記①②の操作を自動化できます。

具体例として以下の記事のようなことができますので参考にして下さい。

4、まとめ

業務効率化のため、2度入力の防止とワンクリックで済ませることを日々考えています。

しかし、まだまだ現実は理想とは程遠く業務上の無駄は多いです。

一歩一歩理想に近づけるように頑張っていきたい所存です。

また、経理業務に携わっている方も今日書いたような内容を意識して頂きたいです。

プログラミングを身に付けると色々と使えますし、素人でもクラウド会計ソフトを使えば効率化できるところはありますので。

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