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経理・会計事務所の業務において同じ入力を2度やる手間は省くべき、ポイントは「データを CSV 出力できるか」


経理・会計事務所の仕事では「同じ入力を2度やらないこと」が大事です。

紙に手書きで書いた資料を見ながら、PC に入力する必要はありません。最初から PC に入力すればいいことです。

また、仕訳のデータなど誰かが既に一度 PC に入力をしているものは、そのデータを上手に活用すべきです。

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1、仕訳を伝票に書いてから会計ソフトに入力する必要はない

仕訳を伝票に書いてから、PC で会計ソフトに仕訳入力する必要はありません。

最初から会計ソフトに入力すれば大丈夫です。

仕訳の元となった領収書などを保管して残しておき、日々の取引は決算後に仕訳日記帳を保管すれば事足ります。

・手で書いて(入力)
・PC に入力する

という同じ入力を2回やる必要はありません。

2、PC に入力済みのデータは有効活用する、ポイントは「データを CSV 出力できるか」

誰かが一度 PC に入力したデータは、有効活用した方が良いです。

PC で入力済のデータをプリントアウトした資料を見ながら、再度 PC に入力することは極力避けましょう。

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もちろん諸事情あり、なかなか理想通りにはいかないものですが(><)、ただそういう努力をすることは欠かせません。 そして、マクロ(Excel VBA)を使えれば効率化の幅は大きく広がります。 データを有効活用して、効率化する方法をいくつか紹介します。

ネットバンキングのデータをCSV 出力したものをマクロ(Excel VBA)で加工して会計ソフトに取り込む

ネットバンキングを契約すれば、毎月の取引明細をCSV データの形でダウンロードできます。

そのデータを会計ソフトに取り込めるように並び替える作業を、マクロ(Excel VBA)で自動化することができます。

せっかく銀行で記帳されたデータを使えるので、それを有効活用しない手はありません。

販売管理システムのデータをCSV 出力したものをマクロ(Excel VBA)で加工して会計ソフトに取り込む

販売管理システムのデータを CSV 出力することができれば、それをマクロ(Excel VBA)で加工して会計ソフトに取り込めます。

売上や仕入のデータが、会計ソフトとは別のシステムに入力されていたら、それを使いましょう。

同じ売上と仕入のデータを、再度会計ソフトに入力する必要はありません。

CSV データ化できればこっちのもの

どんなシステムのデータでも、CSVデータとして取り出すことができればマクロ(Excel VBA)で加工することができると考えて良いでしょう。

会計ソフトに取り込みたい情報などが他のシステムの中にある場合、まずは データを CSV 出力できないか確認しましょう。

3、まとめ

違うシステムに同じデータを入力することも、2回同じデータを入力してるのと同じことです。

片方のシステムだけで済まないか考えましょう。

ポイントは「データを CSV 出力できるか」です。

ぜひ意識してみて下さい。

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