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Excel(エクセル) SUMIF 関数・SUMIFS 関数の使い方、仕訳データから勘定科目の合計額を計算する


SUM 関数は指定した範囲の数値の合計額を計算する関数です。

「=SUM(A1:D5)」と入力すればセル「A1〜D5」の範囲にある全ての数値の合計額を計算します。

さて、今日はこの SUM 関数をやや応用した関数である SUMIF 関数・SUMIFS 関数について説明します。

「この範囲の数値でこの条件に一致すれば合計する」

という計算を行う関数です。

経理職や会計事務所の業務でどのように使えるか、実例も示したいと思います。

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1、SUMIF 関数の使い方と実例

使い方

SUMIF 関数は

「=SUMIF(範囲,条件,合計範囲)」

のように記述します。

・「範囲」は条件判定の対象となる列の範囲
・「条件」は上記範囲の中で一致するものの絞り込みに使う条件
・「合計範囲」は条件に一致する場合に合計する列の範囲

次のシートのような商品ごとの単価、販売数量、売上高の表を例にあげます。

例えば、単価が500(円)より大きい商品の売上高(円)の合計額をセル「D10」に計算したいと思います。

セル「B2〜B6」の範囲の数値が500より大きいときに、セル「D2〜D6」の同じ行の数値を合計することになり、セル「D10」に「=SUMIF(B2:B6,”>500″,D2:D6)」と入力します。

セル「B2〜B6」の数値を1つずつチェックして行き、500より大きい場合には同じ行のD列の数値を合計していくことになります。

注意点を以下にあげます。

●「範囲」と「合計範囲」は必ず1つの列の中の範囲で指定しましょう。

例えばA1:B5 のように指定すると、A1:A5と指定したことと同じになりますが、複数列指定すると紛らわしいので1つの列の中の範囲で指定するようにしましょう。

●「範囲」と「合計範囲」の行番号は一致させましょう。

例えば「範囲」をA1:A10として「合計範囲」C1:C5 とすると、「合計範囲」は C1:C10 と指定したことと同じになりますが紛らわしいのでやめましょう。両者の行番号は合わせましょう。

●「条件」は数値以外の場合は” “で囲わなければなりません

・数値であれば 500(” ” は不要)
・数値の範囲であれば “>500”
・文字列であれば “AAA”

実例 仕訳データから勘定科目の合計額を計算する

さて、SUMIF 関数を使った実例を示します。

次のExcel シートのような仕訳データ(会計ソフトからエクスポートしたもの)の一覧がある場合を考えてみます。

・C列目 日付
・D列目 借方科目 主コード
・E列目 借方科目 補助コード
・F列目 借方金額
・G列目 貸方科目 主コード
・H列目 貸方科目 補助コード
・I列目 貸方金額
・J列目 摘要

勘定科目のコードは、借方貸方ともに「主コード」と「補助コード」として数値で指定してあります。

例えば、A社への売掛金ならば
・主コード 152
・補助コード 1
としています。

主コードと補助コードの間を「-」で表せば
「152-1」となります。

補助コードが無い科目もあります。

今回の例で使っている勘定科目は以下のものです。

・A社への売掛金 152-1
・B社への売掛金 152-2
・小売売上高 612
・卸売上高 613
・現金 111
・X銀行預金 133-1
・Y銀行預金 133-2

さて、勘定科目ごとに合計額を集計してみましょう。

例えば、小売売上高「612」の合計額をセル「I1」に表示させるためには

「=SUMIF(G5:G204,612,I5:I204)」のように入力します。
*データの一番下の行数が204です。

売上高は簿記で言えば貸方に来ます。
上の式では貸方科目の主コードが「612」になる場合に、貸方金額を合計しています。

2、SUMIFS 関数の使い方と実例

使い方

SUMIFS 関数は

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「=SUMIFS(合計範囲,範囲1,条件1,範囲2,条件2)」

のように記述します。

・「合計範囲」は条件に一致する場合に合計する列の範囲
・「範囲1」は「条件1」の判定の対象となる列の範囲
・「条件1」は「範囲1」の中で一致するものの絞り込みに使う条件
・「範囲2」は「条件2」の判定の対象となる列の範囲
・「条件2」は「範囲2」の中で一致するものの絞り込みに使う条件

先ほどと同じ次のシートのような商品ごとの単価、販売数量、売上高の表を例にあげます。

例えば、セル「B2〜B6」の範囲の数値が500より大きく、かつセル「C2〜C6」の範囲の数値が10以上のときに
セル「D2〜D6」の同じ行の数値をセル「D10」に合計する場合

「=SUMIFS(D2:D6,B2:B6,”>500″,C2:C6,”>=10″)」

と入力します。

セル「B2〜B6」を1つ1つチェックして行き500より大きく
かつ、同時にセル「C2〜C6」を1つ1つチェックして行き10以上の場合

同じ行のD列の数値を合計していくことになります。

なお「合計範囲」「範囲1」「条件1」「範囲2」「条件2」についての注意事項は、先のSUMIF 関数と同じなので再度確認ください。

また、数式の記述は SUMIF 関数だと「合計範囲」が最後の引数であるのに対して、SUMIFS 関数だと最初の引数となる点が異なるので注意しましょう。

実例 仕訳データから勘定科目の合計額を計算する

さて、先ほどの SUMIF 関数を用いたときと同じ会計データが入った Excel シートを用いて実例を示しますね。

この例で使っている勘定科目は以下のものでした。

・A社への売掛金 152-1
・B社への売掛金 152-2
・小売売上高 612
・卸売上高 613
・現金 111
・X銀行預金 133-1
・Y銀行預金 133-2

今回は、A社への売掛金「152-1」の金額の合計額を計算します。

「条件1」に勘定科目の主コード 152、「条件2」に勘定科目の補助コード 1を指定することになります。

売掛金は複式簿記で言えば

・増加(発生したとき)すれば借方に記帳
・減少(入金があったとき)すれば貸方に記帳

となります。

「152-1」の合計額の計算は、借方金額の合計額から貸方金額の合計額をマイナスすることになります。

計算結果をセル「I1」に表示させるためには

「=SUMIFS(F5:F204,D5:D204,152,E5:E204,1)-SUMIFS(I5:I204,G5:G204,152,H5:H204,1)」のように入力します。

これでA社への売掛金「152-1」について

・借方金額の合計額

から

・貸方金額の合計額

をマイナスすることができて正味の合計額を計算することができます。

3、まとめ

SUMIF 関数、SUMIFS 関数の使い方について、経理職・会計事務所での実例を示しながら説明しました。

大量のデータから必要なものだけを抽出して合計するという考え方になります。

今日説明した事例以外にも使えるケースはたくさんあるので、日頃の業務でこれから Excel でシートを作る場合に必要ならば、使ってみましょう。

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