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Excel(エクセル) SUBTOTAL 関数で勘定科目の金額の小計と合計を計算し内訳表を作成する


会計事務所の業務で、顧問先の申告の際に、決算時の勘定科目の内訳表を作成することがあります(科目明細書ではなく内部保管用に)。

勘定科目の内訳表の作成を Excel(エクセル)で行う場合、SUBTOTAL 関数を使うことができます。

今日は、このSUBTOTAL 関数の使い方について説明したいと思います。

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1、勘定科目の内訳表

作成したい勘定科目の内訳表というのは、例えば勘定科目が「預り金」であれば、以下のようなものです。

「預り金」の中には源泉所得税、社会保険料、住民税などの項目がありますが、各々の項目ごとに小計を計算して、さらに全ての合計を計算したい場合です。

このような場合、各々の項目ごとの小計を SUM関数を使って計算することもできます。
しかし、SUM関数を使って小計を計算すると、最後に合計を計算する際の足し算の計算でセルを1つ1つ選択しなければならなくなり少し面倒です。

・源泉所得税の小計を F11
・社会保険料の小計を F16
・住民税の承継を F22

に計算した場合、合計の計算で「=F11+F16+F22」のように記述することになりますが、その際に F11、F16、F22 を1つ1つ選択することになるでしょう。

2、SUBTOTAL 関数の使い方

SUBTOTAL 関数を使えば、もう少しすっきりとした形で計算することができます。

SUBTOTAL 関数の基本的な使い方

SUBTOTAL 関数は「=SUBTOTAL(集計方法,範囲)」のように記述します。

集計方法は数字の 1~11 で指定します。主なものとして以下のものがあります。

1、平均値
2、数値の数
3、データの数
4、最大値
5、最小値
6、積
9、合計

今回の計算で使うのは、9の合計です。

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まず、勘定科目の内訳表における各々の項目の小計の計算については「=SUBTOTAL(9,F7:F10)」のように記述します。

これによって、セル「F7~F10」の合計が計算できます。

合計の計算では小計を除いてくれる

さらに、全ての項目の合計を計算したい場合にも同じSUBTOTAL 関数を使うことができます。

「=SUBTOTAL(9,F6:F22)」のように記述しましょう。

範囲として、セル「F6~F22」を指定していますが、この範囲の全ての数値が合計されるわけではありません。

セル「F6~F22」の範囲の中で、既に SUBTOTAL関数を用いて計算した小計の部分は合計の計算には含まれません


小計の部分を除外してくれるというのが、この関数の有難いところであり使う意義にもなります!!

3、まとめ

以上、SUBTOTAL関数の使い方について説明しました。

今回は、指定した範囲を加算する場合ですが、先に示したように平均値、最大値、最小値などを計算することもできますので他にも用途がありそうな関数です。、

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