Access(アクセス) 選択クエリで選んだフィールド名を使って数式を作り計算を行う方法

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松井 元(まつい はじめ)

静岡県三島市の松井会計事務所に勤務する理系税理士。 文理両方のスキルの融合を考えており、このブログは以下を中心に更新している。
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Access(アクセス)でフィールドに計算式を埋め込みたい場合があります。

日々の売上高と売上原価を入力していく以下のテーブルを考えてみます。

テーブル名は「売上高」です。

デザインモードにしてあります。

Image

フィールドとして4つ No、日付、売上高、仕入高を準備しています。

さて、これに以下のフィールドを追加したいとします。

●売上高 − 売上原価

●売上原価 / 売上高

その場合、売上高のフィールドと売上原価のフィールドから計算することになりますが、このテーブルのままでは計算することができません。

選択クエリを使います。

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1、選択クエリで選んだフィールドで数式を使った計算を行う方法

選択クエリを使えば、選び出したフィールドから数式を作ることができます。

選択クエリの作成

「作成」タブから「クエリデザイン」を選択します。

Image

すると以下のような画面が出てくるので「テーブル」から「売上高」を選択します。

これで最初に見せました「売上高」テーブルを選んだことになります。

image

すると以下のように「売上高」テーブルの全てのフィールドが入った四角ができあがります。

image

さて、表示させたいフィールド名を下の表の中に入力する必要があるわけですが

そのためには「Shift キー」を押しながら四角の中の全てのフィールド名を選択して、下の表の一番左の列にドラッグしましょう。

image

これで「売上高」テーブルの全てのフィールド名が下の表に入ります。

(つまり、データシートビューにしたときに全てのフィールド名が表示されるようになりました)

Image

数式の埋め込み

次に数式を埋め込みます。

4つのフィールド名が入った下の表の右側に次のように入力します。

[売上高]−[仕入高]

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入力後 Enter キーを押すと、以下のように表示が変わりますが全く問題ありません。

式1:[売上高]−[売上原価]

Image

さて、このフィールドの表示が今のままでは、式1:[売上高]−[仕入高]となってしまうので変更します。

プロパティシートの「標題」に「売上高 − 仕入高」と入力します。

Image

これでデータシートビューにしたときにフィールド名として表示されるようになりました。

さて、同じように1つ右の列に次のように入力します。

[仕入高]/[売上高]

Image

入力後 Enter キーを押すと、以下のように表示が変わります。

式2:[仕入高]/[売上高]

Image

先と同様にプロパティシートの「標題」に「仕入高/売上高」と入力します。

また「書式」は「固定」を選択し、「小数点以下表示桁数」として「2」を入力します。

Image

これで、小数点以下第2位まで表示されるようになりました。

さて、ここまでやったら先ほど作成したクエリをデータシートビューにしてデータを入力していきましょう。

No はオートフィルタ型なので入力は不要です。Tab キーを押せば自動的に入ってきます。

日付はカレンダーから選択します。

売上高、仕入高は数値入力します。

Image

これで「売上高 − 仕入高」と「仕入高/売上高」は自動的に計算されます。

(入力はできません。)

2、まとめ

覚えておくべきことは「テーブル」では数式を埋め込むことができないので、「選択クエリ」を使う必要があるということでしょう。

数式を書く際には、フィールド名を[]で囲う必要があります。

今日の記事は自分自身の備忘録も兼ねています。

日々少しずつ勉強していきたいです。

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