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プレゼンテーションの目的を認識するために必要な5W1H


エンジニア時代に、多くのプレゼンテーションを経験しました。

製造業では、製品開発の日程に合わせて節目節目で様々な会議体があります。

DR(デザインレビュー)、品質保証会議、仕様FIX会などの大きな会議体から、ほぼ毎日行われる調整用の会議まで様々です。

これらの会議では、スクリーンに資料を写して多くの人々に説明しなくてはなりません。

いわゆるプレゼンテーションってやつです

プレゼンテーションの目的は大きく分けると「会議目的」と「教育目的」の2つがあると思います。

そして、どちらの場合であっても、さらに詳細な目的があるはずです。

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1、プレゼンテーションの5W1H

プレゼンテーションの目的をきちんと認識するために、5W1Hを整理しましょう。

5W1Hとは
・Whom   誰に
・What   何を
・When   いつ
・Where   どこで
・Why    なぜ
・How    どのように

これを整理することで、これから行うプレゼンテーションの目的をはっきりさせることができます。

例えば、製造業の場合、製品開発に日程があり製品の流動(世の中に出る)までに何回も審議を受けなければなりません。

「部長に製品設計の審議を受ける会議」を行う場合であれば、目的は次のようになります。

・5月28日(when)に、
・302会議室で(where)
・部長に(whom)
・パワーポイントを用いて(how)
・製品設計の説明(what)を行い
・設計の審議を受け承認を貰う(why)。

この5W1Hの中で、重要なのは
・Why(なぜ)
・Whom(誰に)
・What(何を)
の3つです。

この3つで、プレゼンの中身がほぼ決まります。

2、5W1Hで整理すること

◆why(なぜ)…設計の審議を受け承認を貰うため

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この例の場合、目的を端的に言うと上の一文で言い表せます。

最も重要な要素になりますので、絶対に間違わないように注意が必要です。

これを間違えると、その後の資料作りが全くの無駄になってしまいますので。。

◆whom(誰に)…部長に

誰にプレゼンをするかです。

・相手がどれだけの予備知識を持っているか(素人かプロか)?
・以前にもプレゼンをしたことがある人か?
・理解力があるか?
・好みの資料構成があるか?

同じ題材であっても相手によって、プレゼンの中身を変える必要があります。

また、前回の続きとして行うプレゼンであれば、前回の説明と矛盾しない内容にしなければなりません。

特に、顧客に対して矛盾した説明をしてしまった場合には、信頼に関わるので気をつけましょう。

◆what(何を)…製品設計の説明

プレゼンの題材になります。
資料の構成に大きく関わります。

体系的に整理するようにしましょう。

◆how(どのように)…パワーポイントを用いて

パワーポイントは代表的な、プレゼン用ソフトです。

他にKeynote、Preziなどがあります。

◆when(いつ)…5月28日

プレゼンの日時です。

自分で決めることができるのであれば準備期間とデッドラインを考慮に入れて、設定するのがよいでしょう。

◆where(どこで)… 302会議室で

プレゼンの場所です。

自分で決めることができるのであれば、慣れた場所にするのが良いです。

プロ野球の勝敗がアウェイよりもホームの方が良いように、慣れた場所の方が自分の力を発揮しやすいと思います。

3、ストーリーは目的に合った内容にする

プレゼンのストーリーは目的を達成できるものでなければなりません。

内容に迷ったらプレゼンの目的が何だったか、再確認すると良いです。

ゴール(目的)に向かえるストーリーにしましょう。

4、まとめ

目的はストーリー作成、さらにはその後の資料作成の道しるべになります。

先にも書きましたが、何のために行うプレゼンかよく考えましょう。

目的をボヤかさずに明確にした方が、準備も含めたプレゼンテーション全体がスムーズに進むこと間違いないので。

目的をはっきりさせる5W1H、是非意識してみて下さい。

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