プレゼンテーション用の資料作りは、慣れるまでにそれなりに時間がかかります。
自分の経験から、分かりやすいプレゼンテーション資料を効率的に作るポイントを紹介したいと思います。
＊岐阜県 川島パーキングエリアの観覧車から眺めた一宮タワー
1、全体のストーリーを考える
まずは、プレゼンテーションで何を伝えるかしっかり認識しなくてはいけません。
・相手はその分野のプロか素人か？
・その会議は何を決める場なのか？
・強調したいところはどこか？
| エンジニア時代に、多くのプレゼンテーションを経験しました。製造業では、製品開発の日程に合わせて節目節目で様々な会議体があります。DR（デザインレビュー）、品質保証会議、仕様FIX会などの大きな会議体から、ほぼ毎日行われる調整用の会議まで様々です。これらの会議では、スクリーンに資料を写して多くの人々に説明しなくてはなりません。いわゆるプレゼンテーションってやつですプレゼンテーションの目的は大きく分けると「会議目的」と「教育目的」の2つがあると思います。そして、どちらの場合であっても、さらに詳細な目的... プレゼンテーションの目的を認識するために必要な5W1H - My タックスノロジー |
これらのことをはっきりさせた上で、資料全体のストーリーを決めましょう。
いきなり資料を作り出すと、何が言いたいか分からないものが出来上がってしまうことがあります。
新人の頃にそういう資料を作って、よく上司に叱られました（T_T）
結局作り直すことになってしまい非効率です。
メモ書きでも良いので、まずはアウトラインを作って上司のチェックを受けた方が良いです。
独立して1人で仕事をしている人でも、アウトラインは作った方が良いと思います。
ストーリーを決めてから資料を作れば、スムーズに進むし楽なので。
2、タイトルと結論の重要性
どの順番で何を伝えるかというストーリーを決めたら、次は個々のページの作成です。
資料作りにはアプリケーションソフトのパワーポイントを使うのが一般的だと思います。
パワーポイントでは、一枚一枚ページを作成していきます。
個々のページでは、ページ毎の「タイトル」と「結論」を意識した作りにしましょう。
そうすることで、資料の流れが良くなり分かりやすくなります。
例えば
「三島市の概要」についてプレゼンするとします。
そしてその中で、三島市の人口（2010～2013年）について説明するため、以下のページを作ったとします。
しかし、これだけではこのページで聴き手に何を伝えたいのか分かりません。
・人口が最も多い年はいつか？
・人口が最も少ない年はいつか？
・人口が増加傾向にあるのか、減少傾向にあるのか？
など、プレゼンによって伝えたい内容があるはずです。
（口で説明すれば良いという考えもあるかもしれませんが）
以下のようにページの下に結論を付けると、このページで伝えたい内容が分かります。
（結論は色付きの枠で囲うとインパクトが出ます。）
このプレゼンのストーリーの中では、「三島市の人口は2013年が最も多い」ことが言いたいのだと聴き手は結論を見ればすっと理解できます。
また、タイトルと結論が整合しているか、必ずチェックするようにしましょう。
タイトルと関係のない結論になっていないかどうか。
そして
結論には、なるべくタイトルと同じ用語を用いるのが望ましいです。
この例で言えば、タイトルには「三島市の人口」という用語を使っているので、結論にも同じ用語を使うようにしています。
「三島市の人口は・・・・」
この例はごく簡単な内容の資料ですが、複雑なものになると、資料を作ってるうちにタイトルと結論の整合が取れなくなってしまうことがあるので注意しましょう。
3、プレゼンテーションの聴き手の反応
会社の偉い人は1日にいくつもの会議に出席します。
そのため、資料の細かい内容よりも流れを意識してプレゼンを聴いてきます。
ページ毎のタイトルと結論しか見ないと言い切る人もいるくらいです。
そのページが何について、どういう結論を言おうとしているのか。
それがすっと入ってくる資料の方が好まれます。
実際に当時お世話になった部署の部長が言っていたことですが、「資料の流れが悪いと意識が点にいく」そうです。
せっかくストーリーを考えても、資料の流れが悪いせいで、本筋とは関係ない細かい点に聴き手の意識が行ってしまうと、余計な指摘を受けてしまいます。
そうなると議論が発散してしまいます。
いちど議論が発散し、あらぬ方向に行ってしまうとペースを取り戻すは大変です。
審議してもらいたいことを審議してもらえなくなってしまいます。
もし、独立して1人で仕事をしている人が自分の事業内容をプレゼンする場合であれば、顧客の獲得に大きく関わってくると思います。
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会計事務所に勤務してからは、プレゼンの機会が減ってしいました。
また、税理士登録した後セミナーなど開催していけるようになりたいです！