以前に Excel で振替伝票を作って使っていることを記事にしました。
| 経理職や会計事務所の仕事において、会計ソフトを使うのが主流である今、手書きの伝票は使う必要はありません。最初から会計ソフトに仕訳を入力すれば事足ります。しかし、現実には様々な事情がありどうしても伝票を作らなければならないことがあります。私の場合は、手書きの振替伝票は使わずに Excel で作った振替伝票にPC上で仕訳を入力しています。そして、振替伝票に入力した仕訳をマクロ（Excel VBA、UWSC）を使って､会計ソフトに自動で取り込む仕組みを作ってあります。＊なお、今日これから紹介する振替伝票と同様に、マクロ（... Excel で作る振替伝票、マクロ機能（Excel VBA､ UWSC）を使って会計ソフトに仕訳デ... - My タックスノロジー |
今の時代会計ソフトが充実しているので、会計事務所内の仕事において振替伝票を完全に無くせればそれが一番良いことは間違いありません。
会計事務所で記帳が必要な場合にも、全ての顧問先で freee､MFクラウドなどのクラウド会計ソフトを導入できれば理想的ではありますがこれまでの習慣もあるため一気にそのようにはできません。
その理想と現実のギャップを少しでも埋めるために、数年前に作った仕組みが
「Excel で作成した振替伝票をワンクリックで会計ソフトに取り込む仕組み」
です。
1､振替伝票と会計ソフトを連動させた業務効率化の一例
振替伝票を作成しなければならない場合、従来は手書きで仕訳を書いてそれを見ながら会計ソフトに入力していました。
手書きで入力1回目、会計ソフトへの入力で入力2回目
と同じ仕訳を2回入力していることになります。
紙の振替伝票への手書きは面倒で時間もかかります。
また、手で書いた伝票を見ながら会計ソフトに入力するので、入力ミスが発生する可能性がありチェックしなければならないので神経を使います。
そこで、振替伝票を作りつつも入力を1回で済ませるために Excelの振替伝票を作成し、Excel VBA と UWSC を使って会計ソフトに自動入力できるようにしています。
左右にそれぞれ Excel 振替伝票、会計ソフト（JDL）を並べて振替伝票の仕訳をワンクリックで会計ソフトに取り込めるようになっています。
取込みの動画はこちらです↓ 画面録画しながらマクロを実行させているのでやや速度が遅くなっています。実際にはもって速く動作します。
このように取り込んだ振替伝票はプリントアウトすれば普通に紙での保管もできるようにしています。
なお、Excel VBA を合わせて使っている UWSC というのは Windows マクロを作るプログラミング言語のことです。
簡単に言えば Windows 上の画面操作を自動化できるツールです。
| マクロは PC 上の操作を自動化する機能のことです。私はよくブログに書くように、Excel VBA でマクロを作って Excel内での操作を自動化します。Excel マクロとは別にいわゆる Windows 画面での操作を自動化する Windows マクロというものも存在します。Windows マクロを作るためには、UWSC というプログラミング言語を使う必要があります （他にもWindows マクロを作る方法はあるのかもしれませんが、私は知りません）。これを使えるようになれば、会計事務所・経理職の業務で色々と活用することができます。今日は､まず UWSC の初歩的... UWSC で Windows マクロを作って画面操作を自動化できる､会計事務所・経理職で使え... - My タックスノロジー |
これらのツールを使って、面倒な手書きを無くし入力ミスのリスクを減らしています。
2､業務効率化はできるところからやっていく
冒頭にも書いた通り、振替伝票を書くことは理想的ではありません（自分にとっては）。
ただ、そうは言ってもなかなかすぐに理想通りになるかと言えばそうでもないわけで。。。
そういう状況の中で自分なりにアイデアを出して作った仕組みです。
このケースに限らず、日々の業務の中で改善できる点があれば､なるべく早く対応するようにしています。
Excel VBA ､UWSC というツールを使うのもそのためです。
これらを使うことができれば、面倒な業務を減らすアイデアをたくさん考えることができます。
例えば、これから始まる年末調整の際に作成する「保険料控除等申告書」も従来は手書きしたものを、税務ソフトに入力していました。
振替伝票と同じく、手書きの面倒と入力ミスの可能性があったわけです。
それを改善するために、Excel 版をネットからダウンロードしたものを自分で Exel VBA と UWSC を使ってアレンジしました。
Excel 上で入力したデータをワンクリックで税務ソフト（年末調整システム）に取り込めるようにしました。
これについてはこちらの記事↓に書きましたので参考にして下さい⇃
| 年末調整時に「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」（以下、保険料控除申告書と呼びます）を作成しなければなりません。そして、保険料控除申告書の内容を税務ソフトに入力しなければなりません。私がいる会計事務所では、税務ソフトはJDLの「年末調整システム」を使用しています。従来は紙の保険料控除申告書に手書きで記載した内容を見ながら、年末調整システムに手入力していました。私が事務所に入った後に、業務改善を行い Excel で作った保険料控除申告書に PC上で入力した後に､ワンクリックで年... マクロ（Excel VBA + UWSC）を使った業務効率化事例 Excel 保険料控除申告書に入力... - My タックスノロジー |
3､まとめ
なかなか100％自分の理想通りの仕組みはできませんが、それでも業務効率化できる余地はたくさんあります。
日々の業務を見直して、改善できる点は日々改善していきたいです。