経理の仕事では数値をあちこちに書かなければなりません。
できるだけ手間をかけずにやりたいものです。
経理業務を効率化するためには
・手書きをやめること
・同じ入力を何回も行わないこと
が欠かせません。
1、まずは手書きをやめることを考える
経理業務のように大量の数値を扱う場合には手書きは減らした方が良いです。
資料を作るのにも PC で Excel を使えばだいたいのものは作れますし、使いまわすことができます。
手書きと Excel だと扱うデータが多いほど、Excel を使う効果は大きいです。
| 以前、経理業務では電卓を使って計算して手書きするよりも Excel を使った方が入力回数が少なくて済むという内容の記事を書きました↓自分の日常的な経験から、経理業務では電卓よりも Excel を使った方が良い場合が多いことが分かっていたので上の記事を書いたのですが、実際に電卓で計算して手書きする場合と Excel を使う場合でどれだけ作業時間に差が出るか実験してみました。1、比較実験の内容作業内容比較実験で行った作業は、下のシートで4月～3月の12ヶ月分の「売上高」、「売上原価」、「原価率」、「利益率」の数値を埋めるの... 「電卓で計算＋手書き」と「Excel 入力」 どっちがどれだけ速いか比較実験をした... - My タックスノロジー |
振替伝票や現金出納帳なども Excel で作ることはできます。
| 経理職や会計事務所の仕事において、会計ソフトを使うのが主流である今、手書きの伝票は使う必要はありません。最初から会計ソフトに仕訳を入力すれば事足ります。しかし、現実には様々な事情がありどうしても伝票を作らなければならないことがあります。私の場合は、手書きの振替伝票は使わずに Excel で作った振替伝票にPC上で仕訳を入力しています。そして、振替伝票に入力した仕訳をマクロ（Excel VBA、UWSC）を使って､会計ソフトに自動で取り込む仕組みを作ってあります。＊なお、今日これから紹介する振替伝票と同様に、マクロ（... Excel で作る振替伝票、マクロ機能（Excel VBA､ UWSC）を使って会計ソフトに仕訳デ... - My タックスノロジー |
| 会社や個人事業は、日々現金の取引があります。この現金の取引は従来は、入出金伝票に手書きで記帳した後、補助簿の現金出納帳に手書きで転記する記録方法が多くとられていました。今は直接会計ソフトに入力する人が多いと思います。また、Excelで作成した現金出納帳に記録したデータを、CSVファイルに加工して会計ソフトに取り込むというやり方もあります。今日は、まず伝票や現金出納帳への手書きの業務をやめたいという方に向けて、Excel で簡単に現金出納帳を作る方法を紹介します。計算に関数は使わず、足し算と引き算のみで作れ... 手書きをやめるための超簡単なExcel（エクセル）現金出納帳の作り方 - My タックスノロジー |
自分自身も完全にやり切れてはいませんが、まずは手書きをなるべく減らすことを考えると良いです。
2、PC 上の入力回数を減らすことを考える
様々な資料を PC で作るようになり、また会計ソフトも使うようになったら次は入力の回数を減らすことを考えましょう。
ポイントは同じ入力を何回も行わないことです。
こういったこと↓はなるべくやらないようにしましょう。
・Excel で作った現金出納帳を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに入力する
・Excel で作った売掛金の一覧表を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに入力する
・Excel で作った請求書を紙でプリントアウトして見ながら会計ソフトに売掛金の仕訳を入力する
・会計ソフトで作った試算表を紙でプリントアウトして見ながら Excel に入力して分析表（原価率、利益率などの）を作る
・通帳を見ながら会計ソフトに入力する
同じ入力を2回行うことは時間のロスになります。
その2回入力の防止のためにはマクロ（Excel VBA）が使えるのです。
データの変換や並び替えはマクロの得意とするところです。
データの並び替えをマクロで行って、そのファイルをCSV 化して他のシステムに取り込むことができます。
全ての税務・会計ソフト、IT機器に CSV 入出力機能を付けてほしいと願っています。
なぜかと言えば、 全てのシステムにCSV 入出力機能さえ使えれば、マクロ（Excel VBA）を使うことで大幅な作業時間の短縮に繋がるからです。
また、そもそもの前提として経理業務をクラウド会計ソフト（freee や MF クラウド）を前提に行うことも考えれます。
銀行のデータをダイレクトに連動して会計ソフトに入れ込むことができるだけでも利用価値はあります。
クラウド会計ソフトはデータ連動することをベースに考えて作られているので、経理業務に必要な資料も同じデータをベースとして作れるので、基本2度入力はありません。
3、ワンクリックで済ませる方法を考える
さて、2度入力の防止と同じことですが、面倒なことをワンクリックで済ませることを考えることも大切です。
同じ会社が作った市販のシステム同士であれば、少ない操作でシステム間のデータ移動を行うことが可能であることもあります。
しかし、データの移動を操作でやろうと思うと面倒なステップをいくつも踏まなければならないことも多いです。
例えば、先にも書いた CSV データのインポートなどがそうです。
Excel のデータを会計ソフトに取り込む場合であれば
①マクロ（Excel VBA）で Excel のデータを並び替えて CSV データ化
②会計ソフトのインポート機能で上記のCSV データを取り込み
この②の操作も何回も繰り返すとなると面倒なものです。
そういった操作を自動化するために UWSCというソフトでマクロを作ることもやっています。
Excel VBA と UWSC を組み合わせてたマクロを使うことで上記①②の操作を自動化できます。
具体例として以下の記事のようなことができますので参考にして下さい。
| 経理職や会計事務所の仕事において、会計ソフトを使うのが主流である今、手書きの伝票は使う必要はありません。最初から会計ソフトに仕訳を入力すれば事足ります。しかし、現実には様々な事情がありどうしても伝票を作らなければならないことがあります。私の場合は、手書きの振替伝票は使わずに Excel で作った振替伝票にPC上で仕訳を入力しています。そして、振替伝票に入力した仕訳をマクロ（Excel VBA、UWSC）を使って､会計ソフトに自動で取り込む仕組みを作ってあります。＊なお、今日これから紹介する振替伝票と同様に、マクロ（... Excel で作る振替伝票、マクロ機能（Excel VBA､ UWSC）を使って会計ソフトに仕訳デ... - My タックスノロジー |
| 年末調整時に「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」（以下、保険料控除申告書と呼びます）を作成しなければなりません。そして、保険料控除申告書の内容を税務ソフトに入力しなければなりません。私がいる会計事務所では、税務ソフトはJDLの「年末調整システム」を使用しています。従来は紙の保険料控除申告書に手書きで記載した内容を見ながら、年末調整システムに手入力していました。私が事務所に入った後に、業務改善を行い Excel で作った保険料控除申告書に PC上で入力した後に､ワンクリックで年... マクロ（Excel VBA + UWSC）を使った業務効率化事例 Excel 保険料控除申告書に入力... - My タックスノロジー |
4、まとめ
業務効率化のため、2度入力の防止とワンクリックで済ませることを日々考えています。
しかし、まだまだ現実は理想とは程遠く業務上の無駄は多いです。
一歩一歩理想に近づけるように頑張っていきたい所存です。
また、経理業務に携わっている方も今日書いたような内容を意識して頂きたいです。
プログラミングを身に付けると色々と使えますし、素人でもクラウド会計ソフトを使えば効率化できるところはありますので。