プリントアウトはなるべく「Nアップ」、「両面」、「白黒」で枚数・コスト削減


ペーパーレスというのは、なかなか難しい気がするのですが、最近は資料をプリントアウトしたい衝動を抑え、なるべくiPadで見るようにしています。

しかし、それでもプリントアウトせざるを得ない場合もあります。
その場合、できる限りコストを下げる努力をしたいものです。

今日は、プリントアウトによるコストを下げる方法について説明します。

Word、Powerpoint、PDFファイルなど、印刷の際に様々な設定ができます。

その中で

・2アップ(用紙一枚につき片面に2ページ表示)
・両面印刷
・白黒印刷

を設定することで、プリントアウトによるコストを下げることに繋がります。

例えば、全部で4ページの資料を
片面で普通に印刷したら4枚紙を使いますが、2アップで両面印刷すれば紙は1枚で済みます。

※Word では2アップが良い場合が多いですが、プレゼンソフトの Powerpoint では4アップが適している場合が多いです。

白黒印刷にすれば、カラーインクも使わなくて済みます。

自分自身は10年ぐらい前から、なるべくこれらの設定を使うようにしてきました(そうしなければならない会社にいました)。

しかし、転職して感じたのですが、一般的にはあまり知られていないような気がします。

2アップ、両面印刷、白黒印刷の資料をそれほど見かけません。

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1、Word で2アップ、両面印刷、白黒印刷の設定

A4縦書き(Word で作成した文章はほとんどこれ)の文章を前提とします。

Wordの場合、まず印刷画面を開き(ショートカットキー Ctrl + P)、「両面印刷」を選択します。
「短辺綴じ」ではなく、「長辺綴じ」の方を選択するようにして下さい。

片面に印刷するページ数については、「2ページ/枚」を選択します。

色については、プリンター側で設定する必要があり「プリンターのプロパティ」を選択します。
「グレースケール」にチェックを入れます(プリンターによっては、「白黒印刷」を選択するる場合もあると思います)。

これで、2アップ両面の白黒印刷の設定が完了です。

実際に印刷したものは、資料の左上をホッチキスで止めると見開きしやすいです。

上下開き(長辺綴り)でプリントアウトされるので、裏面にページをめくればそのまま資料を反転させることなく、次のページを見ることができます。

こんな感じ↓で4ページ全てを広げて一遍に見ることもできます。

2アップすることで、字が小さくなるとは言え、ちゃんと読めるレベルなので全然問題ありません。
(すみません、上の画像は個人的な資料ですのでぼかしています。)

2、Powerpoint で4アップ、両面印刷、白黒印刷の設定

次にPowerpoint のスライドを横方向で作成した場合を前提とした場合について説明します。

印刷画面を開き(Ctrl + P)、「長辺綴じ」の「両面印刷」を選択します。

プリントアウトの向きは「横方向」を選択します。

色は「単純白黒」を選択します。

これで、4アップの両面で白黒印刷されます。

パワーポイントはプレゼンテーション用資料なので、たくさんのカラー色を使っていると思います。

プロジェクターを使って、実際にスクリーンに映す資料は当然カラーです。

しかし、打合せ用に配布するものや、自分で内容を確認するためにプリントアウトする場合には白黒印刷で十分です。

また、文章を羅列するような資料でなければ、4アップでも十分に見ることができます。

まとめ

ペーパーレスにできればそれが一番いいと思います。

私は現在、通信制大学院で税法論文を書いています(Word を使用)が、iPadを使うようになってからはだいぶプリントアウト枚数を減らすことができるようになりました。

それでもやはりプリントアウトが必要なことはあるので、その場合にはなるべく2アップ両面、白黒で出すようにしています。

紙の枚数が4分の1で済むのは大きいと思います。

従業員がそこそこいる会社の場合、1人1人がこれらの方法によって紙を減らす努力をするだけで、コスト面でかなりの効果があるはずです。

ペーパーレスは難しくても、紙を減らす努力をすることはやった方が良いと考えます。

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