手書きをやめるための超簡単なExcel(エクセル)現金出納帳の作り方


会社や個人事業は、日々現金の取引があります。

この現金の取引は従来は、入出金伝票に手書きで記帳した後、補助簿の現金出納帳に手書きで転記する記録方法が多くとられていました。

今は直接会計ソフトに入力する人が多いと思います。

また、Excelで作成した現金出納帳に記録したデータを、CSVファイルに加工して会計ソフトに取り込むというやり方もあります。

今日は、まず伝票や現金出納帳への手書きの業務をやめたいという方に向けて、Excel で簡単に現金出納帳を作る方法を紹介します。

計算に関数は使わず、足し算と引き算のみで作れます。

また、入出金の記録は手書きで伝票を作る必要もありません。直接ここで作るExcelの現金出納帳に入力すれば事足ります。

参考までに、手書きにどれだけ時間がかかるかは以下の記事で書きました↓

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1、現金出納帳の作成

まず、1行目に必要な項目を書きます。「日にち」「勘定科目」「摘要」「収入金額」「支払金額」「差引残高」の6つです。

セル「B4」を選択した状態で、「表示」→「ウインドウ枠の固定」→「ウインドウ枠の固定(F)」 を選択します。

こうすることで、選択したセルよりも下の行(3行目以下)と下の列(A列目以下)の表示が固定されます。シート上下左右にをスクロールしてもこの範囲だけは動かなくなります。

今回この作業をやる目的は、この後のセルの選択をやりやすくするためです。

項目を書いた列の幅を適当に広げます。「摘要」は他の項目よりも幅を広くした方がよいでしょう。

現金出納帳として使う範囲に格子線を引きます。

セル「A1」を選択した後、Shift キーを押しながらセル「F500」を選択します。すると、A1~F500の範囲内の全てのセルが選択された状態になります。

この状態で選択したセル全体に格子線を引きます。

期首残高の入力欄を作ります。期首残高の金額はセル「F2」に入力するものとします。

差引残高を計算するための数式を入力します。 F3に「=F2+D3-E3」と入れます。

他の日の差引残高にも同じように数式を入れます。

セルF3~F500を選択(格子線を引いたときと同じように Shift キーを押しながら選択)して「Ctrl + D」を押します。「Ctrl + D」はショートカットキーで、選択した範囲の全てのセルに、選択した範囲の一番上の行のセルの情報を にコピーします。

こうすることで、F3 ~ F500 の範囲の全てのセルに F3と同じ数式が入ります。 例えば F500 は下のような差引残高計算の数式が入ります。

現金出納帳の入力すべき範囲のセルを分かりやすくするために色を付けます。A3~E500とF2(期首残高)を自分の好きな色にします。
セルの選択の仕方は上に書いたやり方と同じです。

ここまでで、現金出納帳としての形はできあがりました。

2、現金出納帳への入力をしやすくする

上までで、現金出納帳としての機能は果たせます。

次に、入力を楽にする方法について説明します。

①入力規制

まず、数値を入力すべきD列(収入金額)、E列(支払金額)とセル「F2」(期首残高)に0より大きい数値以外を入力できなくします。

D3~E500を選択して、「データ」→「データの入力規制」→「データの入力規制(Y)」を選択します。

設定の
・「入力値の種類(A)」として「整数」を選択
・「 データ(D)」 として「次の値より大きい」を選択
・「 最小値(M)」 として「0」を入力します

これにより、0よりも大きい整数以外は入力ができなくなります。誤って文字を入力したりすることを防げます。

次に、「エラーメッセージ」の「スタイル(Y)」で「停止」を選択します。

これにより、D列、F列に0よりも大きい整数以外の入力をした場合に注意喚起が表示され、誤入力を防止できるようになります。

例えば、セル「D3」に文字を入力すると下の様に注意喚起が出ます。

この入力規制は、セル「F2」も同様にして行います。

②桁区切り(3桁ごとにカンマで区切る)

次に入力した数値が3桁ごとにカンマで区切られるようにします。

D3~E500を選択して右クリックを押し、「セルの書式設定」を選択します。

・「分類(C) 」として「数値」を選択
・「桁区切り(,)を使用する」にチェックを入れます

↑この操作は、対象となるセル(D3~E500)を選択してショートカットキー「Ctrl + Shift + 1」を押すことによって代用できます。ショートカットキーを使った方が楽です。

セル「F2」も同様にして行います。

③Tab キーでセル間を移動する、シート保護機能を使って入力をしやすくする

試しに入力してみます。「日にち」は例えば1/15入力すれば、その年の1月15日として認識されます。

上の行と同じ内容を入力したい場合は入力すべきセルを選択して、「 Ctrl + D」 (上の行と同じ内容をコピーするショートカットキー)を押せばできます。

1つの行の入力は左から右に順番に行っていきますが、このときのセル選択の移動にはTabキーを使うと便利です。

・Tab キー 次のセル(右側)を選択
・Shift + Tab キー 前のセル(左側)を選択

のようにセルの選択が移動します。

しかし、今の状態では1行入力した後に下の行の入力に移る際に、マウスで下の行のA列を選択し直さなければなりません(Tabキーを押し続けるとセルの選択がどんどん右に行ってしまいます)。

これでは次の行の入力に移る操作が面倒なので Tabキーだけで次の行を選択できるようにしたいと思います。

まず、入力をすべきセル(上で色付けしたセルA1〜E500)を選択して右クリックを押し「セルの書式設定」を選択します。
「保護」の「ロック(L)」にチェックが付いているのでそれをはずします。

セル「F2」も同様にして行います。

次に、「校閲」の「シート保護」を選択しパスワードを入力します。このパスワードはシート保護を解除するときに必要なので忘れないようにしましょう。

なお、シート保護とはセルを編集(入力、色を変えるなど)できなくする機能のことです。先ほどロックのチェックをはずしたのは、色付きのセルだけはこのシート保護の対象としないためです(色を付けたセルは入力可能でなければなりませんので)。

もう一度確認の意味でパスワードを聞かれるので、先と同じものを入力します。

すると、見た目では分かりませんが色を付けたセル以外はシート保護された状態になります。試しに入力してみて下さい。できないはずですので。

この状態で、Tabキーを何回も押していくとセルの選択が右に移動してE列まできたら次は下の行のA列に移動するようになります。

Tab キーを押すと編集可能な次のセルに選択が移っていくということなのです。F列移行の列はシート保護されているので編集ができないため、次に編集可能な下の行に移るということです。

これで、セルの選択を次に移す作業はTabキーを押すだけでできるようになりました。マウス操作は不要になります。

3、印刷、PDF出力したときの見栄えを整える

このExcelの現金出納帳を印刷又はPDF化したい場合があると思います。

そのような場合、複数のページにまたがって出力されますが、各々のページの一番上には6つの項目(「日にち」「勘定科目」「摘要」「収入金額」「支払金額」「差引残高」)が出るようにしたいですよね。

「ページレイアウト」の「印刷タイトル」を選択します。

「シート」の「タイトル行」を選択し、1行目を選択します(1行目のどこでも良いのでクリックする)。すると「タイトル行」のところに「$1:$1」のように入ってきます。

これで印刷、PDF化したときの各ページの一番上に6つの項目が表示されるようになります。

次に「表示」の「改プレビュー」を選択します。

印刷したときに出力される範囲が青枠で括られます。点線の上にカーソルを持っていき右側にドラッグします。

すると、A列からF列までが、間に点線の枠がない状態で囲われるのが分かります。

これで、印刷したときに出納帳の横幅が途中で切れることなく出力されるようになりました。

4、まとめ

以上でExcelによる現金出納帳の作成についてひと通り説明しました。

日頃の現金の取引を記帳できると思います。

ただ、見栄え上まだよくないところがあります。それはF列ですが、D列、E列への入力がない場合にも残高が表示されてしまいます。
これを表示させたくない人もいると思います。

上で作成した現金出納帳の見栄えをよくする方法についてはこちらの記事で紹介しております↓

また、現金出納帳での記録を会計ソフトに取り込みたい場合が多いと思います。

日々の記録はExcelの方がやりやすいかもしれませんが、他の預金の取引などと合算して収益など把握できなければなりません。

そのためには会計ソフトへの入力が必要ですが、現金出納帳を印刷して見ながら手入力する必要はありません。

マクロ(VBA)を使ってデータをCSVファイルに加工した後に、会計ソフトに取り込むことができます。

これらの処理についてはまた別途どこかで説明させて頂きます。

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