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google カレンダーで、無料サポート期限などの「遠い期限」を忘れないようにする方法

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私は、予定管理には Google カレンダーを使っています。

Google カレンダーは、仕事でもプライベートでも使っている人が多いツールだと思います。

PC からもスマホからも予定を確認、追加、削除できてとても便利です。

通常予定を入れるのは、長くても1〜2ヶ月先ですが、たまにすごく先(半年〜1年)の予定を入れることがあります。

Google カレンダーに予定は入れたものの、だいぶ先だと、時期が近づくまでは忘れていることがあると思います。

例えば

・会計ソフトの無料サポート期限が1年後(期限後は有料に自動更新)

などといった場合です。

期限が近づいて来たときに

「あっ、もう無料サポート期間終了だ〜。もっと色々聞いとけばよかった(T T)」

ってなってしまうこともあり得ます。

今日は、Google カレンダーでこのような、遠い期限を忘れないようにする方法を紹介致します。

リマインダー機能を使うという手もありますが、私は予定の繰り返し設定とgmailへの通知で対応しています。

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1、繰り返しを使う

Google カレンダーで1年先の予定を入れる場合、普段通りに入れておきます。

ただ、先に言ったような無料サポート期限などは予定を入れておいても、ついつい忘れてしまいます。

会計ソフトの無料サポートなどは、期間内に操作方法など分からないものはできる限り聞いておいた方が良いです。

また、無料サポート期限を過ぎると勝手に有料に自動更新されてしまうこともあります。
(期限になったら、自動更新を止めるように申し込まなければなりません)

そんな無料サポートを有効活用しつつ、かつ期限を忘れないようにするために、
通常の予定の設定と併せて、「繰り返し」を使うと便利です。

これを設定しておけば、定期的な予定と同じようにカレンダーに表示されます。

普通は定例会などの設定のために使うであろう、この機能ですが備忘録としても役に立ちます!

まず、カレンダー上の「今日の日付」の上でクリックをして、「編集」を選択します。

編集ページが出てくるので、一番上の「予定の名前」には、冒頭に期限の年月日を入れておきます。

ちょうど1年後が期限なら
「2018年3月16日 期限 〇〇会計無料サポート終了」

⬆︎ここ大事なポイントです。後でカレンダー上での表示を見るときに、冒頭に期限の年月日が見える方が良いので。

「終日」にチェックを入れ
「日付」は今日の日付を選択します。

ここまで入力したら「繰り返し」にチェックを入れます。

次に、繰り返しの設定(カレンダー上に表示させる間隔)をします。

毎日、毎週、毎月・・・と選択できますが、さすがに毎日毎週カレンダー上に表示させる必要まではないと思うので、
「繰り返し」は「毎月」
「繰り返す間隔」は「2か月」
としておきます。

「終了日」 は「3/16/2018」を選択します。

これで、2ヶ月に1回カレンダー上に予定として表示されるようになりました。

例えば、4ヶ月後の2017年7月16日を見ると、ちゃんと予定が入っていることが確認できます。

先に大事なポイントと言った年月日を冒頭に入れる理由は、パッと見てその日(2017年7月16日)の予定ではないことを分かるようにするのと、期限(2018年3月16日)を再認識しやすくするためです。

期限まで残りどれだけか、すぐに分かります。

2、Gmail での通知設定

さて、カレンダー上に表示するようにはしましたが、さらに「通知」も設定しておいた方が良いです。

「通知を追加」を選択します。

通知方法として、「通知」と「メール」を選べますが、私の場合は「メール」にしています。

通知のタイミングは、1日前か1週間前を選ぶことになるのですが、1週間前にしておきます。

これでカレンダー上の表示に加え、表示される日の1週間前にgmailに通知が届くようになります。

つまり、カレンダー上の2017年5月16日の予定に対しては、1週間前の2017年5月9日に通知が届くということです。

期限である2018年3月16日までの間に

カレンダー上の表示(2ヶ月に1回)
・2017年5月16日
・2017年7月16日
・2017年9月16日
・2017年11月16日
・2018年1月16日
・2018年3月16日

gmailへの通知(カレンダー上の表示の1週間前)
・2017年5月9日
・2017年7月9日
・2017年9月9日
・2017年11月9日
・2018年1月9日
・2018年3月9日

とカレンダー上の表示とgmailへの通知を合わせて、これだけ期限を再確認する機会ができるということになります。

ただ、繰り返しの頻度は頻繁すぎても疲れるので、自分に合った頻度にするのが良いでしょう。

うっとうしかったら本末転倒ですので。。

半年に1回でも十分だという方であれば、そのように設定するのがベストです。

3、まとめ

以上、定例会などに使う「繰り返し」機能は、備忘録にも使えることを説明致しました。

最初に言ったように、リマインダー機能を使うという手もありますが、gmailへの通知ができないので私はこのやり方を使っています。

定期的に期限を確認することで、繰り返しインプットされるので、忘れにくくなりますし、期限までにサービスをどう活用するか考え直すきっかけにもなります。

遠い期限を忘れないか心配という方は是非試して頂ければと思います。

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