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PC 作業のときには、ファイル名・フォルダ名に作成日を付けて保存する

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日々の PC 業務で、フォルダとファイルを使うことは多いです。

数が増えてくると整理が大変になってくるのが悩ましいところです。。

フォルダとファイル整理の方法については、皆様々な考えがあると思いますので何が正解かというのは無いのですが、今日は一例として私が昔からやっているフォルダ、ファイル整理の方法を1つ紹介したいと思います。

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1、ファイル名に作成日を付ける

新規でファイルを作成したとき

ファイルを新たに作って保存するときには、ファイル名にほぼ必ず作成日を付けるようにしています。

例えば、「○○社」というフォルダの中に、Excel で決算関連のファイルを作成して保存する場合には、「170519 ○○社決算関連.xlsx」のような名前を付けて保存します。

ファイル名の先頭に記載した、「170519」の6桁の番号が日付を示しています。

「170519」であれば、2017年5月19日に作成したファイルであることを意味します。

●「17」 は 2017年の意味
●「05」 は 5月の意味
●「19」 は 19日の意味

作成日を先頭に付けておくことで、時間が経ってからこのファイルを開く際に、いつ必要になって作ったものか一目瞭然で分かるようになります。

ファイル名の横に更新日時が表示されますが、更新する度に日付が変わっていくのでこれでは作成日は分かりません。

ファイルを更新したとき

さて、ファイルの中身を何日間かにわたって作る場合には、更新した日の日付を付けて保存し直すようにしています。

最初に作ったファイル1つだけを編集し続ければ、最新のファイルは出来上がってはいきますが、後で古いファイルの中身が必要になる可能性があるので履歴が残るようにしているのです。
(1つのファイルだけで作業を続けると、古い内容は残らなくなっていまします。)

先頭に6桁の番号で日付を付けておけば、名前(昇順)で並べたときにファイルが古い順に並べられていくので、一番下が最新のファイルだとすぐに分かります。

一人で仕事をする場合も分かりやすいですが、特にチームで同じファイルを共有する場合に役立つルールです。

なお、自分の経験上ファイルを更新した際に保存するときのファイル名として、日付ではなく「最新」などの文字を付けて保存するのはあまりお勧めできません。

常に一番新しいファイルにのみ「最新」と付けておけば問題ないのですが、うっかり1つ前に更新したファイルの名前に付いていた「最新」の文字を外し忘れると、どれが最新のファイルか分からなくなってしまいます。
(作成者は何とか分かっても、ファイルを共有する他の人は分かりません。)

常に最新のファイルがどれか分かるようにするためには、結局日付を付けるのが一番すっきりすると思います。

「日付が一番新しいファイルが最新」として認識できるように、習慣化するのが良いでしょう。

2、フォルダ名にも必要に応じて作成日を付ける

ファイル名だけでなく、必要に応じてフォルダ名にも先頭に作成日を付けるようにしています。
(ファイルと比べれば頻度は低いです。)

例えば、ブログの記事に載せる図やデータを保存しておくフォルダです。

私の場合、図やデータが必要な記事を書く場合は「1つの記事につき1つのフォルダ」を作り、その中に必要なファイルを全て入れるようにしています。

このフォルダに作成日を付けておけば、名前(昇順)で並べたときに上から古い順で並ぶので、いつ頃に書いた記事かすぐに分かります。

また、フォルダの名前は、ブログの記事のタイトルと近い名前にしてあります。そうすることで、検索でも探しやすくなります。

3、まとめ

ファイル、フォルダの整理の考え方は人それぞれです。

整理の達人的な人もたくさんいると思います。

あまり複雑な整理の仕方にすると、なかなか続きません。

ファイル、フォルダ名に作成日を付けるのは、とても簡単なことです。

習慣化するための壁も高くはありません。

自分はもう10年くらいはこの方法を使っています。

作成日を付けるだけで、色々とスッキリしますしメリットはありますね!

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