Excel(エクセル) 業務効率化に欠くことができないショートカットキー


Excel(エクセル)には様々なショートカットキーが存在します。

ショートカットキーというのは、「操作手順を短縮するためのもの」で業務効率化には欠くことができない機能です。

よく行う操作については、1回1回の操作は大して時間がかからなくても何回も同じ操作を行うとなれば、このショートカットキーを使うか否かで膨大な時間の差が生じます。

またショートカットキーはExcelに限らず、現在ほとんどのアプリケーション(Word、Powerpoint、Evernote、Webブラウザーなど)で共通的に使うことができるので覚えておいて絶対に損はないです。

私が日常的によく使うショートカットキーをいくつか紹介したいと思います。ほとんどの人にとって当たり前と思われるものもあるかとは思いますが。。

「Ctrl + S」・・・上書き保存
「Ctrl + C」・・・コピー
「Ctrl + X」・・・切り取り
「Ctrl + V」・・・貼り付け(ペースト)
「Ctrl + Z」・・・1つ戻に戻す
「Ctrl + Y」・・・1つ先に進む
「Ctrl + A」・・・全てのセルを選択

これら↑のショートカットキーは全てCtrlキーとアルファベットを「同時に」押して使います。

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1、上書き保存「Ctrl + S」

自分が作成したファイルを上書き保存する場合は、メニューバーの「ファイル」から「上書き保存」を選択する必要があります。

「上書き保存」することによって、一番最初にファイルを保存(名前を付けて保存)したフォルダに同じ名前のファイル名で上書きがされます。

作成途中のファイルを更新したときには必ず「上書き保存」する必要があり、この「上書き保存」を短縮するショートカットキーが「Ctrl + S」です。

キーボードの左下のCtrlを押しながら同時にSを押します。私の場合は、ブラインドタッチで「Ctrlキーを左手の小指で、Sキーを左手の中指で押す」習慣になっています。

この「Ctrl + S」は私が最も多く使うショートカットキーで、何かファイルを作成して作業を行っているときはだいたい5分に1回は使っていると思います。

少しファイルを更新⇒「Ctrl + S」⇒少しファイルを更新⇒「Ctrl + S」と繰り返しているわけです。癖になっています。

これが習慣となったのは、昔の苦い経験からでした。。。
大学院生(工学部)時代に、実験を行った後1日かけて測定したデータの整理を行ったのですが、ずっと上書き保存をしないままでした。
夕方になりPCの調子が悪くなりフリーズする事態が発生しました(当時はPCのスペックも今よりもずっと低く、こういった事態は結構頻繁に起こりました)。

1日かけて行ったデータ整理のファイルは上書き保存していないので当然ぱぁです。1日の苦労が水の泡になりました。

この時に当時の先輩からひたすらショートカットキー「Ctrl + S」を押すことの大切さを教えられ、以後使うようになりました。

ショートカットキーを使わずに操作すると段階を経なければならないため面倒ですが、ショートカットキーに慣れてしまえば単なる習慣のようになります。

上で書いたように、「Ctrlキーを左手の小指で、Sキーを左手の中指で押す 」ようにすればちょうどキーボードに手を置いた場所とほぼ同じ場所にこの2つのキーが来るのでブラインドタッチも非常にやりやすいです。

万が一PCがフリーズしたときのリスク管理としてこれを習慣にすることをお勧めします。

また、「Ctrl + S」はファイルをはじめて保存するときは「名前を付けて保存」と同じ扱いになるので新規保存のときにも使えます。

2、コピー&ペースト「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」、切り取り&ペースト「Ctrl + X」⇒「Ctrl + V」

コピー&ペースト「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」

セルに入力した数値や文字をコピーして他のセルに貼り付ける(ペーストする)場合には「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」が使えます。

まず、ショートカットキーを使わずにコピー&ペーストを行う場合について説明します。
以下のセルD5~D13の数値をE5~E13にコピー&ペーストする場合、まずはコピーしたい範囲(D5~D13 )を選択します。

そして、選択した範囲のセル(D5~D13 )上で右クリックを押して「コピー」を選択します。

その後、貼り付け先の一番上のセル(E5)を選択して右クリックを押し、貼り付けオプションの中のアイコン(下のアイコン)を左クリックします。

これでコピー&ペースト完了です。

一方ショートカットキーを使う場合、まずコピーしたい範囲を選択して「Ctrl + C」を押すとコピーが完了します。

貼り付け先の一番上のセルを選択して「Ctrl + V」を押せばペースト(貼り付け)が完了します。

これにより余計な右クリックや選択をしなくて済みます。

また、この「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」はほぼ全てのアプリで使えるのでExcelに限らず、日ごろ使用するアプリでどんどん使うことをお勧めします。

アプリ間をまたぐことも可能です。
例えば、インターネットでアクセスしたサイト上の情報をExcel に貼り付ける場合などにも使うことができます。

・インターネット上の情報をExcel にまとめるとき
・Excel に書いた文字をPowerpointにコピペしたいとき
・Evernote の記録をExcelにコピペしたいとき

などアプリ間をまたぐコピペは非常に頻度が多いのでとても便利です。

私自身で言えば、最近はインターネット上に公開される顧問先の法人のマイナンバーをエクセルシートにコピペする作業を行ったのですが、当然「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」のショートカットキーを多発しました。

作業の回数が多いほどショートカットキーは有益になります。

また、法人のマイナンバーなど1つ1つ入力して写していたら写し間違える可能性もありますが、この機能を使うことで写し間違いのリスクも楽に無くせます(ショートカットキーを使わなくても写し間違えのリスクは無くせますが回数が多いと面倒です)。

切り取り&ペースト「Ctrl + X」⇒「Ctrl + V」

次に切り取り&ペーストについてですがコピー(「Ctrl + C」)の場合、数値や文字をコピーするだけなのでコピー元の数値や文字は残るのに対して、切り取り(「Ctrl + X」)の場合コピー元の数値や文字が残りません(セルごと完全に切り取ってしまう)。

切り取りをする場合切り取る範囲を選択して「Ctrl + X」を押し、貼り付け先の一番上のセルを選択して「Ctrl + V」を押せば切り取り&ペースト(貼り付け)が完了します。

コピー&ペースト(「Ctrl + C」⇒「Ctrl + V」)を行ってからコピー元のデータを消せば同じことですがデータの量が多い場合面倒です。

3、1つ戻る Ctrl + Z、1つ進む Ctrl + Y

誤ってデータを消してしまった場合など、消す操作をする前に戻す必要があります。

例えば、下のようにセルE8~E10を消してしまった場合、下のアイコン(元に戻す)を選択します。

すると誤った操作をする前に戻すことができます。

この操作は「Ctrl + Z」で代用することができます。「Ctrl + Z」を押した回数だけ操作を戻すことができます。

また、操作を戻し過ぎてしまった場合は進める必要があるのですが、その場合下のアイコンを選択します。そうすることで戻し過ぎた操作を今度は進めることができます。

この操作は「Ctrl + Y」で代用することができます。「Ctrl + Y」を押した回数だけ操作を進めることができます。

4、全てのセルを選択「Ctrl + A」

全てのセルを選択したい場合、下の部分をクリックします。

この操作は「Ctrl + A」で代用することができます。シート上のどこのセルの上を選択した状態からでも「Ctrl + A」を押すことですべてのセルを選択することができます。

全てのセルの数値や文字を削除する場合、書式をまとめて変更する場合などに便利です。

5、まとめ

以上で紹介したショートカットキー7個

「Ctrl + S」・・・上書き保存
「Ctrl + C」・・・コピー
「Ctrl + X」・・・切り取り
「Ctrl + V」・・・貼り付け(ペースト)
「Ctrl + Z」・・・1つ戻に戻す
「Ctrl + Y」・・・1つ先に進む
「Ctrl + A」・・・全てのセルを選択

これらは数あるショートカットキーの中でも最初に覚えるべきものです。

Ctrl キーをはじめこれらのショートカットキーとして使うアルファベットの多くがキーボードの左下側(Ctrl キーの近く)にあります。

先ほど「Ctrl + S」について「Ctrlキーを左手の小指で、Sキーを左手の中指で押す 」と書きましたが上に書いた他のショートカットキーも左手だけで押せるものがほとんどです。

私の場合 Ctrl キーは必ず左手の小指で押し、アルファベットはそれぞれ次の指で押しています。

「Ctrl + S」・・・Sキーを左手の中指で押す
「Ctrl + C」・・・Cキーを左手の人差し指で押す
「Ctrl + X」・・・Xキーを左手の中指で押す
「Ctrl + V」・・・Vキーを左手の人差し指で押す
「Ctrl + Z」・・・Zキーを左手の中指で押す
「Ctrl + Y」・・・Yキーを右手の中指で押す
「Ctrl + A」・・・Aキーを左手の中指で押す

Yキーを除き上の全てが左手だけで押せます。

おそらく主要なショートカットキーは左手だけで押せるように配慮した上で設計されているのだと思います。

これらのブラインドタッチも併せて覚えてしまうとより効率が良いと思います。

日ごろブラインドタッチを使わない方でも、ショートカットキーだけはブラインドダッチができるようにするだけで、だいぶ作業効率も変わると思います。

以上で主要なショートカットキーについて説明しましたが、これ以外にもたくさんのショートカットキーが存在します。

まずはこれらを覚え、慣れたら他のものも覚えていくように段階を踏むと良いと思います。

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