Excel(エクセル) 四則演算を覚えたら次は関数機能を覚える、COUNTIF関数で職場の飲み会の日を決めるのも楽になる!

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エクセルの四則演算について、こちらの記事で説明しました。

この四則演算の +(たす)、-(ひく)、*(かける)、/(わる)を組み合わせて使えれば、色々な計算ができます。

しかし、これだけで計算すると数式がとても複雑になってしまう場合があります。

例えば、下のように1~12月分までの売上高と売上原価の合計額をそれぞれ計算するとします。
四則演算機能を使うとセルE19に「=E7+E8+E9+E10+E11+E12+E13+E14+E15+E16+E17+E18」と、長い数式を入力しなければなりません。

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キーボードで長い数式を直接入力するのは大変です。
方向キーやマウスを使ってセルを選択しながら入力していく場合でも、いくつものセルを選択し、「+」を何回も入力しなければなりません。

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1、関数機能を使うと入力が少なくて済む

上の計算を関数機能で計算する場合、SUM関数を用います。

SUMは英語で合計という意味。そうです、SUM関数は合計額を計算するための関数です。

これを使って計算する場合、セルE19に「=SUM(E7:E18)」と入力します。

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四則演算で計算する場合よりも数式がとても短くて済みます。

また、関数を入力する方法には直接関数式を入力(「=SUM(E7:E18)」)する方法以外に、「マウスでセルを選択して入力する方法」と「方向キーでセルを選択して入力する方法」の2つがあります。

マウスでセルを選択して入力する方法

「=SUM(」まで入力したあと、一番上のE7を左クリックします。
その状態でShiftキーを押しながら一番下のE18をクリックすれば間のセルを含めてE7~E18をまとめて選択することができます。最後に「)」を入力します。

方向キーでセルを選択して入力する方法

少し丁寧に説明していきます。

まず、セルE19の上で「=S」まで入力すれば(入力は大文字でも小文字でも、どちらでも良いです) 、頭文字がSの関数が候補として出てきます。
これは、頭文字が他のアルファベットでも同じように候補が出ます。

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さらに続けて「=SUM」まで入力すれば、頭にSUMが付く関数に候補が絞られます。

一番上にSUM関数がくるので、これを選択した状態でTabキーを押します。
(Enterキーでないことに注意して下さい。Enterキーを押すと入力が終わってしまいます。)

*なお、他の関数を選びたい場合は方向キー(上↑、下↓)で選択を変えることができます。

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すると、ここから方向キー(上↑、下↓、左←、右→)で合計額を計算するセルの範囲の選択を移動させることができるので、マウスを使わなくて済みます。

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方向キーを使ってE7までセルの選択を移動させ、ここでShiftキーを押しながら下方向を選択していき、E7~E18を選択します。最後に「)」を入力します。

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以上のようにセルの選択は、マウスを使っても方向キーを使ってもできますが、個人的には方向キーを使ってやる方法に慣れたが良いと考えます。

マウスを使う場合、持ち替えなければならないから面倒なので。

2、SUM関数以外で良く使った関数 COUNTIF関数

SUM関数は昔からよく使ってます。
自分の中では一番出番が多い関数です。

他に便利な関数はたくさんありますが、とりあえず昔よく使った便利な関数を1つ紹介したいと思います。

COUNTIF 関数
指定した範囲の中で条件と一致するものの合計数を計算する関数です。

職場で飲み会の幹事を任されたとき、出席できる人数が一番多い日付を決めるのに苦労したことありませんか?
候補日を挙げて、参加できる人の合計を出すのってけっこう面倒ですよね。。。

若いときって幹事になること多いですもんね(^^)

私は次のようなシート(サーバー上で共有しているシート)のショートカットを職場のメンバーにメールで送って、参加できる日に「○」を入力してもらっていました。

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上のセルE20~K20には、COUNTIF関数が入力してあります。
「=COUNTIF(範囲、検索条件)」のように入力します。

セルE20では 10月21日に参加可能な人数を計算するのですが、「=COUNTIF(E7:E18,”○”)」と入力します。
E7~E18の範囲で、”○”の合計数を計算しているのです。

同様に、F20~K20にも同じ関数を入力します。セルE20を選択してコピー「Ctrl + C」、その状態で F20~K20を選択して貼り付け「Ctrl + V」。
これでF20~K20 にも同じ関数が入ります。

この関数を入力してある状態で、職場メンバーに日付ごとの参加の可否(○、×)を入力してもらうと ↓ のようになります。

日付ごとの参加可能者の数が一目瞭然ですね!

10月25日が参加できる人数が一番多いので、飲み会はこの日にしよう!ってなります。

Aさん、全部の日出席できますね。きっと飲み会好きなんでしょうね。
逆に、Iさんは出席できる日が全くないですね、、、、飲み会嫌いなのか、職場での付き合いが嫌いなのか。。。

まぁ、それはどうでもいいんですけど(笑)

こうしておけば、一人一人参加可能な日を聞いて回って紙に書いて集計する必要もないので楽ですよね。

3、四則演算と関数機能を組み合わせて使う

他にも便利な関数はありますが、それについては、また別途どこかで書きたいと思います。

これら便利な関数と、四則演算機能を組み合わせて使えばさらに応用がきくようになります。

色々な計算に対応できるようになります。

前にも書きましたが、一度数式を入力したシートを作ってしまえばそれを使いまわせます。

数式を毎回入力しなければならないとしたら面倒ですが、そのようなことはないので。

身の回りのルーチンを見直して、エクセルを使うことで効率化できないか?
探してみることをお勧めします。

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